Demande de création d'un site SharePoint
Avant de faire une demande de création d'un site SharePoint, il faut déterminer le type de site voulu selon l'usage qui en sera fait et le nom de celui-ci.
Voici les types de sites pouvant être créés dans SharePoint :
- Sites SharePoint «standalone» : ces sites sont créés de façon manuelle et ne sont pas liés à une équipe Teams ou un groupe Microsoft 365.
- Site de communication
- Site d’équipe
- Sites liés à une équipe Teams ou un groupe Microsoft 365 : ces sites SharePoint sont créés de façon automatique lors de la création d'une nouvelle équipe Teams ou un nouveau goupe Microsoft 365.
- Site d’équipe automatique
Exemples d’utilisation de ces sites :
- Intranet facultaire ou de service
- Gestion documentaire
- Publication d’actualités dans le cadre de recherche ou autres activités
- Collaboration
- Partage de fichiers, à l’externe et/ou à l’interne
Nomenclature
Une nomenclature est imposée pour le site intranet et le site de gestion documentaire «officiel» d’une faculté ou d’un service et aux collections des sites qui les composent le cas échéant (ex. : intranet facultaire et les intranets de ses départements s’ils sont indépendants).
Intranet
Un intranet est utilisé pour diffuser de l'information en consultation seulement au sein d'une unité ou à une clientèle spécifique (ex. : tous les membres du personnel d'un service, l'ensemble de la communauté étudiante d'une faculté, etc.), aucune collaboration ne doit avoir lieu sur ce site. Le modèle «Site de communication» doit être utilisé et le contenu de ce site doit respecter les normes établies par le Service des communications.
Gestion documentaire
Un site de gestion documentaire est un site dédié à la gestion des documents officiels d’une unité. Il remplace les lecteurs réseau partagés. Avant sa création, la structure du site doit auparavant avoir été développée en collaboration et approuvée par le Service des bibliothèques et archives.
L'URL des sites SharePoint a la forme suivante : https://usherbrooke.sharepoint.com/sites/nom-du-site.
Ainsi nom-du-site correspondra :
- pour l'intranet : au nom du site choisi suivi du suffixe -intranet;
- pour le site de gestion documentaire : au même nom choisi pour l'intranet suivi du suffixe -doc.
Pour une unité qui a déjà un site Typo3, il est recommandé d'utiliser le même nom de site (portion de l'URL qui suit https://usherbrooke.ca/).
Un suffixe -eq sera ajouté aux sites créés automatiquement lors de la création d'une équipe Teams ou un groupe Microsoft 365. Ce suffixe permettra de bien identifier le type de site et de comprendre qu’il est lié à un groupe Office 365, que ce groupe peut expirer et que le site SharePoint sera supprimé si le groupe lié est supprimé.
Pour les sites de communication ou d'équipe qui ne sont pas liés à un groupe Microsoft 365, aucune nomenclature n'est imposée, mais il est recommandé de suivre les règles de nomenclature des groupes Microsoft 365.
Comment faire une demande?
La demande de création d'un site SharePoint doit se faire à partir du portail de services Casius.
Seules la direction d’une unité ou une personne déléguée par celle-ci peuvent faire une demande de création de sites intranet ou de gestion documentaire.