L'UdeS révise sa politique d'approvisionnement responsable
Photo : Michel Caron
Lors de sa réunion du 20 juin, le conseil d'administration a adopté la nouvelle Politique d'approvisionnement responsable. Comme celle-ci est entrée en vigueur dès son adoption, l'ensemble du personnel de l'Université doit s'y conformer pour l'acquisition de biens ou services ou pour la réalisation de travaux de construction.
«La dernière mise à jour de notre politique remontait à février 2009, il était donc nécessaire de la mettre à jour afin qu'elle soit conforme aux lois et règlements adoptés depuis ce temps par le gouvernement du Québec, explique Joanne Roch, vice-rectrice à l'administration. Nous en avons profité pour nous donner une plus grande flexibilité et pour réaffirmer notre engagement envers le développement durable.»
La révision a également permis de modifier la terminologie de la Politique d'approvisionnement responsable afin qu'elle corresponde à celle utilisée dans la Loi sur les contrats des organismes publics et dans les autres législations en vigueur. De plus, la Politique est maintenant complétée par une directive permettant de préciser certaines modalités entourant notamment l'obtention de l'attestation de Revenu Québec et le code de conduite des fournisseurs.
Une plus grande souplesse
«Tout en nous assurant de respecter la Loi sur les contrats des organismes publics, nous avons réajusté les niveaux d'approbation pour être en mesure d'être plus efficaces dans l'attribution de petits contrats», indique André Lecompte, directeur de la section Approvisionnement du Service des ressources humaines et financières (SRHF).
Ainsi, pour les achats de moins de 5000 $, les requérantes et requérants peuvent eux-mêmes procéder à l'acquisition. «Ils doivent alors veiller à ce que les acquisitions soient faites en conformité avec les règlements de l'Université et ceux des organismes subventionnaires, mentionne André Lecompte. Ils doivent aussi s'assurer de la disponibilité des fonds pour acquérir le bien ou le service.»
Pour les contrats de 5000 $ à 24 999 $, les acquisitions continuent d'être effectuées par le personnel du SRHF. Cependant, il n'est plus obligatoire d'obtenir deux soumissions.
Pour les contrats de 25 000 $ et plus, les règles en vigueur demeurent. Le Service des ressources humaines et financières coordonne le processus d'acquisition, en collaboration avec l'unité administrative requérante. Pour tous les contrats de ces montants octroyés à un fournisseur québécois, il est nécessaire de s'assurer d'obtenir l'attestation de Revenu Québec. L'appel d'offres doit être public pour les contrats s'élevant à plus de 100 000 $. Il peut être public ou simplement sur invitation pour les contrats entre 25 000 $ et 99 999 $. Le SRHF doit aussi rendre compte publiquement du processus et des fournisseurs retenus.
Renforcer les partenariats
La Politique d'approvisionnement responsable ainsi révisée vient aussi baliser les pratiques d'acquisition de biens ou de services faisant l'objet d'une entente institutionnelle de partenariat. De manière générale, il est recommandé au requérant d'effectuer des acquisitions qui sont en conformité avec ces ententes.
Pour les contrats inférieurs à 5000 $ liés aux technologies de l'information, l'acquéreur doit obtenir l'autorisation de la vice-rectrice aux technologies de l'information pour effectuer un achat hors partenariat.
Pour tous les contrats supérieurs à 5000 $, lorsque des ententes de partenariat et des contrats existent, les acquisitions doivent être effectuées en conformité avec ceux-ci, sauf exception motivée auprès de la vice-rectrice aux technologies de l'information ou de la vice-rectrice à l'administration selon la nature du bien ou du service requis.
Pour les contrats de plus de 50 000 $, la décision de permettre ou non une exception revient au comité de direction.
Réaffirmer l'engagement de l'UdeS envers le développement durable
Le développement durable reste fortement intégré à cette politique conformément aux orientations du plan stratégique Réussir 2010-2015. Pour Alain Webster, vice-recteur au développement durable et aux relations gouvernementales : «Cette intégration des impacts sociaux, éthiques et environnementaux découlant de l'acquisition de biens, de services et de travaux de construction doit être appliquée aux processus d'approvisionnement de toutes institutions. L'approche de l'Université, jugée exemplaire par plusieurs observateurs, sera même bonifiée aux cours des prochains mois.»
Les biens, services et travaux de construction dont l'Université a besoin étant extrêmement variés, les critères de développement durable appliqués sont déterminés au cas par cas, en fonction des besoins énoncés par la requérante ou le requérant. De façon générale, les acquisitions permettent de réduire les impacts sur l'environnement grâce notamment à leur efficacité énergétique, leur faible teneur en carbone et la réduction des matières résiduelles qu'elles permettent de réaliser.
Le code de conduite des fournisseurs, maintenant intégré à la nouvelle directive, précise également que, tout en s'engageant à faire preuve de transparence et d'honnêteté dans leurs relations commerciales, les entreprises et organismes qui souhaitent faire affaire avec l'UdeS devront proposer des produits qui permettront de réduire notre empreinte environnementale. Elles devront aussi protéger et respecter les droits fondamentaux de leur personnel, tant sur le plan de la non-discrimination en matière d'emploi que des conditions de travail, des heures de travail et du salaire.