Directrice ou directeur de section - archives

Informations générales

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Sous la responsabilité de la directrice générale du Service des bibliothèques et archives, la directrice ou le directeur de section assume les fonctions de planification, de gestion, de coordination et de contrôle de la section des archives.

Le titulaire du poste gère les activités et le personnel attitré à la gestion des documents administratifs et des archives de l'Université de Sherbrooke, ainsi qu'aux fonds d'archives d'origine privée, et ce, dans le respect des lois, des règlements, des politiques et des directives en vigueur.

La directrice ou le directeur de section agit à titre d'expert-conseil et de partenaire auprès de la direction et voit au développement de ce secteur conformément aux objectifs du Service des bibliothèques et archives et aux orientations institutionnelles.

Responsabilités générales

1. Coordonner la mise en oeuvre des mesures favorisant la conservation et l'accessibilité des documents administratifs de l'Université, des archives institutionnelles ainsi que des fonds d'archives d'origine privée.

2. Coordonner la mise à jour, la diffusion et l'application du Plan de classification ainsi que le Calendrier de conservation des documents de l'Université, sous réserve de l'approbation de la secrétaire générale ou du secrétaire général dans le cas du calendrier de conservation.

3. Coordonner l'offre de services à la direction de l'Université, aux facultés et aux services afin de favoriser et faciliter la gestion des documents administratifs et des archives.

4. Coordonner la formation et le soutien du personnel concerné à l'utilisation des systèmes et méthodes proposés, des espaces de stockage physique et numérique ainsi qu'à l'élaboration et la diffusion d'outils d'application.

5. Veiller à conserver les documents physiques et numériques qui lui sont confiés par les différentes unités administratives de l'Université, en vertu de l'application du Calendrier de conservation.

6. Veiller à la bonne gestion des espaces de conservation de documents physique et numériques placés sous sa responsabilité et favoriser la mise en place de mesures de conservation adéquates, pour les documents administratifs et les archives, notamment en assurant la pérennité et la sécurité des renseignements personnels et des données institutionnelles sensibles. S'assurer de l'élimination de certains, lorsque le Calendrier de conservation le permet et en respect des directives de l'Université, lorsqu'il s'agit de documents confidentiels.

7. Coordonner le prêt et le rappel de documents qui lui ont été confiés, lorsqu'ils sont demandés par les unités concernées.

8. Coordonner les services d'aide aux usagères et usagers pour faciliter la consultation des archives.

9. Coordonner l'acquisition des archives quasi institutionnelles et des fonds d'origine privée, selon la Directive relative à l'acquisition de fonds et de collections d'archives privées (Directive 2600-004), au bénéfice des membres de la communauté universitaire en soutien à leurs activités d'enseignement et de recherche, et de la communauté de la recherche en général.

10. Coordonner le traitement des archives institutionnelles et des fonds d'archives d'origine privée, conformément aux normes reconnues et fournir l'accès sur place et à distance à ces archives de manière à les faire connaître et à en favoriser la consultation, tout en protégeant les renseignements personnels et autres données sensibles.

11. Soutenir la direction de l'Université, les facultés et les services dans la transformation numérique de leurs documents.

12. Soutenir la direction de l'Université, les facultés et les services dans la gestion et l'organisation des renseignements personnels, confidentiels et sensibles qu'ils détiennent.

13. Participer à l'élaboration des plans stratégiques et des plans d'action du Service et collaborer à sa mise en place et à son suivi.

14. Participer au comité de régie, afin de conseiller le directeur général ou la directrice générale du Service sur les différentes fonctions et activités et notamment sur la planification, le choix des orientations stratégiques, la coordination générale, l'organisation du travail, la gestion budgétaire, la réglementation et les procédures.

15. Établir des partenariats stratégiques et maintenir des relations étroites avec les unités administratives de l'Université, afin d'implanter des pratiques institutionnelles en matière de gestion des documents administratifs.

16. Assurer une veille constante dans son secteur d'activité.

17. Assumer le rôle de supérieure immédiate ou de supérieur immédiat auprès du personnel placé sous sa responsabilité.

18. Fixer les objectifs de développement du secteur des Archives en fonction de ceux du Service des bibliothèques et archives et s'assurer de leur atteinte.

19. Participer à la sélection, à l'évaluation et au développement du personnel sous sa responsabilité.

20. Améliorer les processus de travail, réviser des procédures et règlements et assurer une bonne communication de l'information auprès du personnel et des clientèles concernées.

21. Coordonner et contribuer à la promotion des services de son secteur.

Qualifications

• Détenir une maîtrise en bibliothéconomie ou en sciences de l'information, profil archivistique ou détenir une maîtrise en bibliothéconomie ou en sciences de l'information avec un certificat en archivistique.

• Posséder au moins 5 années d'expérience en archivistique et en gestion d'une équipe de travail.

Exigences requises

• Avoir un sens développé du service à la clientèle.

• Démontrer de fortes habiletés relationnelles et communicationnelles et avoir la capacité à travailler en équipe et à entretenir de très bonnes relations avec les employées et employés, les collègues, les membres de la communauté universitaire et les autres collaborateurs du Service.

• Avoir du leadership, du courage managérial et une capacité à superviser, mobiliser et développer des équipes de travail, notamment dans un contexte de gestion du changement ou de gestion à distance.

• Avoir un très bon sens de l'organisation et des priorités.

• Démontrer un esprit de synthèse et faire preuve de jugement pour l'analyse et la résolution de problèmes.

• Faire preuve d'autonomie, d'initiative et d'un bon sens des responsabilités.

• Démontrer du dynamisme et de la vision en termes de développement et d'innovation.

• Avoir une bonne connaissance du domaine des technologies de l'information et de la communication applicable au domaine d'activité.

• Posséder une très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite et une bonne connaissance de l'anglais.

Atouts

• Détenir une formation en gestion de l'information numérique.

• Détenir une formation universitaire en gestion.

• Avoir une connaissance du milieu universitaire québécois.

Conditions de travail

Échelle de traitement du personnel cadre, classe 4 (provisoire)

(5 échelons répartis entre 89 172 $ et 108 387 $)

Poste régulier à temps complet.

Date d'entrée en fonction : 2 mai 2022.