Énoncé de confidentialité et de protection des renseignements personnels
La confidentialité des dossiers est une valeur fondamentale du bureau de l’ombudsman. Elle permet d’assurer la confiance des personnes demanderesses et de toutes celles qui collaborent aux différentes situations et aux enquêtes.
La Politique sur l’ombudsman des étudiantes et des étudiants (2500-039) prévoit spécifiquement que l’ombudsman doit respecter la nature confidentielle de tout renseignement porté à sa connaissance dans l’exercice de ses fonctions, sauf exception.
Le présent énoncé de confidentialité vise à expliquer aux membres de la communauté universitaire qui font appel à notre fonction, la façon dont notre bureau recueille, utilise et communique leurs renseignements personnels. Nous prenons les mesures de sécurité propres à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels, conformément à la Directive relative à la protection des renseignements personnels (2600-094), ainsi qu’à la Politique de confidentialité, pour les renseignements personnels recueillis par un moyen technologique.
Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons, à quelles fins et par quels moyens?
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, directement ou indirectement.
L’équipe de l’ombudsman recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins du traitement de votre demande, dont les suivants : nom, prénom, coordonnées pour vous joindre (courriel ou téléphone), genre, nationalité, statut légal, pays de citoyenneté, précisions académiques (matricule, programme d’études, etc.) et, le cas échéant, certaines notes sur l’objet de votre demande. Nous pourrions, lorsque nécessaire à l’analyse de votre situation, vous demander d’autres renseignements personnels ou sensibles pouvant toucher, entre autres, les renseignements financiers, l’historique personnel ou académique, l’état de santé physique et psychologique.
La collecte de ces renseignements personnels a un caractère obligatoire. En l’absence de ceux-ci, nous ne pourrons donner suite à votre demande.
Vous pouvez nous transmettre ces informations par notre formulaire de demande d’assistance électronique, par courriel ou par téléphone..
À quoi consentez-vous?
En soumettant une demande à notre bureau, vous consentez à ce que l’ombudsman des étudiantes et des étudiants et les membres de son équipe recueillent et utilisent vos renseignements conformément aux fins énoncées ci-dessus.
Si nous devons communiquer vos renseignements personnels à des tiers, nous obtiendrons au préalable votre consentement, sauf dans les exceptions prévues par la loi.
Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à communiquer ces renseignements personnels.
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels?
Seuls les membres de l’équipe de l’ombudsman ont accès à vos renseignements. Un groupe restreint de membres de l’équipe du Service des technologies de l’information peut exceptionnellement avoir un accès limité, et ce, uniquement aux fins d’offrir un soutien technique. Toutes ces personnes sont soumises à un engagement de confidentialité.
Afin de pouvoir traiter votre demande, et lorsque nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions, certains renseignements seront partagés avec des membres du personnel de l’Université de Sherbrooke, avec votre consentement (par exemple : secrétaire de votre faculté, vice-doyen ou vice-doyenne, coordonnateur ou coordonnatrice académique, conseiller ou conseillère en intervention psychosociale, etc.).
Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis à l’occasion de votre demande, de même que ceux qui seront consignés à votre dossier par la suite, seront conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles ils ont été réclamés, selon les règles de calendrier de conservation du Service des archives, et en conformité avec les lois applicables, conformément à l’article 6.3 de la Politique sur l’ombudsmandes étudiantes et étudiants (2500-039) et à l’article 6.4 de la Directive relative à la protection des renseignements personnels(2600-094).
Accès et rectification de vos renseignements personnels
Notre équipe traite avec rigueur et précision les renseignements qu’elle reçoit dans le cadre de ses fonctions.
Vous pouvez vous prévaloir du droit d’accès à votre dossier et y faire rectifier, le cas échéant, un renseignement personnel vous concernant, en formulant une demande par écrit, adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse suivante : rprp@USherbrooke.ca.
Pour plus d’information : https://www.usherbrooke.ca/decouvrir/a-propos/documents-officiels/acces-information
Cet énoncé est entré en vigueur en octobre 2024.