Utilisation des ressources informationnelles
Vision de la contribution des ressources informationnelles
Dans son plan stratégique 2022-2025 Oser l'expérience, l’Université de Sherbrooke (UdeS) manifeste sa volonté de mobiliser la communauté universitaire autour de la réussite et de l’expérience étudiante, de poursuivre le développement de la recherche dans tous les secteurs pour répondre aux grands enjeux sociétaux, de participer à une société plus verte, plus équitable et plus inclusive et de se transformer de façon durable en se centrant sur l’humain et en prenant appui sur le numérique.
L’Université de Sherbrooke souhaite ainsi se donner les moyens de faire les bonnes choses, se doter de la capacité de les réaliser, tout en agissant dans l’intérêt public et en respectant ses valeurs d’engagement, d’innovation, d’excellence et de grande université humaine.
L’Université a une vision claire de la manière dont les ressources informationnelles peuvent contribuer à l’atteinte de ses objectifs stratégiques, en s'assurant que les initiatives, décisions et investissements en ressources informationnelles sont alignés sur les priorités institutionnelles et que les systèmes, les infrastructures et les applications informatiques sont conçus en cohérence avec ses orientations stratégiques.
Une gouvernance en ressources informationnelles en place
L’Université de Sherbrooke s’assure de respecter les exigences prévues à la Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles (LGGRI), en renforçant sa gouvernance et sa gestion des ressources informationnelles et en proposant plusieurs éléments de gouvernance qui se veulent structurants, tels que :
- Le développement de son Vice-rectorat à la transformation numérique (2021);
- L’optimisation de son processus de traitement des demandes en ressources informationnelles ainsi que de la gouvernance associée (2022);
- La réalisation de son plan institutionnel de transformation numérique (2022);
- La mise en place de son Bureau de projets en transformation numérique comportant une gestion de portefeuille de projets (2023);
- L’instauration d’une direction d’architecture d’entreprise (2022).
Vers un rehaussement de la cybersécurité
L'Université étant consciente des enjeux de la sécurité de l'information, elle s’est engagée à mettre en place des pratiques et des mesures de sécurité adéquates pour protéger ses actifs informationnels.
Afin d’assurer une gouvernance efficace en matière de sécurité de l'information, l'Université de Sherbrooke a mandaté le Secrétariat général pour élaborer un cadre normatif comprenant une politique, des directives, des normes et des procédures visant à protéger les actifs informationnels de l'institution.
L'Université de Sherbrooke a également nommé un vice-recteur adjoint à la sécurité de l’information organisationnelle. Relevant du Secrétariat général, il est chargé de veiller à la sécurité des ressources informationnelles de l’Université. Il travaille en étroite collaboration avec les responsables de la gestion des technologies de l’information (TI) et les détenteurs d’actifs informationnels, afin d’assurer l'intégration des pratiques de sécurité dans l'ensemble des activités de l'Université.
Enfin, l'Université de Sherbrooke sensibilise régulièrement sa communauté aux enjeux de la sécurité de l'information et à leurs responsabilités en la matière. Des campagnes de sensibilisation sont régulièrement menées et de la formation est offerte pour développer des pratiques de sécurité de l'information responsables et adéquates.
En adoptant ces pratiques de gouvernance en ressources informationnelles dans le domaine de la sécurité de l'information, l'Université de Sherbrooke s'assure de protéger adéquatement ses actifs informationnels contre les menaces et les risques de sécurité, tout en respectant ses obligations légales et réglementaires en matière de sécurité de l'information.
Un rehaussement de l'infrastructure
Une saine gestion des actifs informationnels permet de maintenir ceux-ci à des niveaux de performance, de sécurité et de coûts de maintien optimaux. Ainsi, en prévision de la croissance de la demande vis-à-vis ces actifs, un plan de rehaussement des infrastructures a été mis en œuvre.
Bien que comprenant majoritairement les actifs couvrant les besoins des clientèles des facultés et des services pour le volet administratif, le plan de rehaussement des infrastructures comprend également une gestion de la désuétude des actifs liés à la recherche.
Bilan 2024 des réalisations
En matière de ressources informationnelles, les activités réalisées par l’Université de Sherbrooke en 2024 sont alignées avec ses priorités stratégiques. Les travaux pour les projets suivants ont débuté ou se sont poursuivis au cours de l’année civile 2024.
Projets en soutien à la mission
Projet Véo
Projet complexe et de grande envergure, qui a pour objectif de doter l'Université de Sherbrooke d'une plateforme numérique de gestion du dossier étudiant moderne, conviviale, flexible, conçue pour s’adapter rapidement aux orientations que l’organisation voudra prendre au cours des prochaines années et facilement accessible par le Web.
Le projet a également pour objectif d’améliorer l’expérience utilisateur en permettant aux étudiantes, aux étudiants et au personnel d’avoir accès à l’information d’une façon simple et rapide à travers des services en ligne supportés par des interfaces conviviales.
Projet ParaVéo
Ce projet est complémentaire au projet Véo et a pour principal objectif de remplacer l’ensemble des passerelles non liées à la gestion du dossier étudiant actuellement connectées au système central.
ADE Campus
À l’Université de Sherbrooke, la gestion des horaires de cours et la réservation des locaux sont prises en charge de manière décentralisée par les différentes unités responsables des activités d’enseignement. Son parc immobilier comprend près de 600 salles de cours, plus de 300 laboratoires d’enseignement et près de 275 salles de réunion. La plus grande partie de l’occupation régulière des salles d’enseignement découle directement de la production des horaires, le reste servant à combler des besoins ponctuels découlant des activités académiques, para-universitaires, administratives ou locative.
Le projet ADE Campus vise à offrir à la communauté une plateforme uniformisée de planification des horaires académiques, de gestion des locaux et de réservation de ressources, qui bénéficiera au passage des dernières technologies.
Hébergement Web
Le service d’hébergement Web mis en place par l’institution il y a plusieurs années regroupe actuellement près de 1 000 sites Web actifs, répondant à une large gamme de besoins de la communauté universitaire. En outre, on compte six types d’utilisation soit pour : 1) les groupes/cours permettant au personnel enseignant de créer un hébergement pour les étudiantes et étudiants; 2) les groupes de recherche; 3) le personnel enseignant ; 4) les associations; 5) les événements; 6) les autres besoins liés aux mandats de l’Université de Sherbrooke.
Ce projet vise à mettre en place une solution de remplacement répondant aux besoins actuels, de réviser les offres de services en lien avec l’image de marque de l’UdeS et de respecter les besoins en sécurité de l’information.
Registre pour les déplacements à l’international et au Canada
Ce projet mutuel impliquant plusieurs organismes permettra d’assurer une gestion responsable et sécuritaire des déplacements à l’international et au Canada des membres des établissements d’enseignement supérieur du Québec, de mieux les accompagner dans la préparation sécuritaire de leur séjour et dans la prise en compte des risques et dans la manière de les atténuer ainsi que d'assurer une gestion d'urgence efficace auprès des membres des établissements d’enseignement supérieur du Québec en séjour de mobilité à l'international et au Canada.
Modernisation de la liste orthographique du ministère de l’Éducation du Québec (MEQ)
L'objectif de ce projet est de développer un nouveau module générique de recherche de mots, de métadonnées associées et de contextes d’utilisation tirés d’ouvrages de littérature jeunesse directement au sein de la Plateforme Usito, un dictionnaire conçu au Québec pour tous les francophones et francophiles intéressés par une description ouverte du français. Parmi les bénéfices, on retrouve une visibilité accrue ainsi qu'une facilité d’accès exceptionnelle et cohérente aux riches données que contient la liste orthographique du MEQ.
Inventaire du financement de la recherche institutionnelle québécoise (IFRIQ)
Ce projet mutuel, impliquant plusieurs organismes, mettra à la disposition du gouvernement du Québec les données probantes pour disposer d'une expertise et fournir les informations stratégiques sur la recherche menée dans les établissements universitaires. Il permettra de mieux orienter les futures stratégies gouvernementales et les ressources vers les domaines émergents, d’avenir ou les forces du Québec en recherche. Il permettra également une meilleure compréhension de l’écosystème de recherche universitaire et contribuera à mieux sélectionner les expertises et opportunités de recherche. Ce raffinement dans la sélection des projets de recherche viendra amoindrir le coût de l’effet de substitution, c’est-à-dire le financement avec de l’argent public des projets qui auraient pu se réaliser sans aide gouvernementale. La nouvelle solution génèrera un accroissement de l’efficacité et une diminution des coûts de collecte et d’exploitation des données, autant au MEIE qu’aux établissements universitaires ainsi qu’au ministère de l’Enseignement supérieur (MES).
Projets pour améliorer l'expérience utilisateur
Outil commun pour le régime de retraite
Aux fins de l’adhésion à son régime de retraite, l’Université de Sherbrooke disposait d’outils du progiciel de gestion financière en place, qui permettaient d’identifier certains membres du personnel qui deviennent admissibles au régime de retraite, mais pas tous. Ainsi, l’information nécessaire à l’adhésion des employées et employés devait être récupérée de différentes manières, ce qui impliquait des interventions manuelles.
L’objectif de ce projet était donc d’apporter les correctifs nécessaires aux problématiques identifiées et, parallèlement, de mettre en place des contrôles de paie récursifs. Cela a permis de diminuer les opérations de validation et d’atténuer les risques d'erreurs et de préjudices envers les bénéficiaires du régime de retraite.
Projets pour rehausser la sécurité de l'information
Centre de contrôle de la sécurité (SOC)
Ce projet vise la mise en place d’un centre des opérations de sécurité ayant pour but de prévenir, détecter, évaluer et répondre aux incidents et menace de cybersécurité de façon efficace, par le biais de l’acquisition et l’intégration d’un outil de gestion intégrée des incidents de sécurité, de la centralisation des journaux pour les systèmes TI et de la mise en place d’outils d’analyse et de corrélation des journaux de sécurité, d'une surveillance des actifs informationnels ainsi que de l'acquisition d’un système de réponse aux incidents permettant d’agir sur la détection d’une irrégularité en fonction de sa gravité.
Antivirus moderne sur les postes de travail et les serveurs
L’Université de Sherbrooke utilise actuellement une solution antivirus permettant de détecter les attaques, d’en examiner les vecteurs d’attaques et d’y remédier rapidement. L’implantation d’une solution de type Endpoint detection and response (EDR) permet une détection proactive. Les solutions EDR utilisent l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour détecter les menaces. Elles offrent une protection plus large, en détectant les virus et les logiciels malveillants, de même que le trafic suspect et les attaques sans fichiers. Elles sont conformes aux mesures minimales en sécurité de l’information du MCN et répondent aux exigences des cyberassureurs.
Copie de sécurité des données applicatives
Puisque la prise de copie de sécurité des données institutionnelles hébergée dans un environnement sécurisé hors site fait partie des bonnes pratiques en cybersécurité, un plan de relève pour le système actuellement en place a donné lieu à ce projet. Désormais, une prise de copie de sécurité immuable et déconnectée de l’ensemble des données applicatives institutionnelles existe.
Envoi sécurisé des documents confidentiels
Très largement utilisée à travers toute l’institution, l’application pour l’échange de fichiers volumineux utilisée par l’Université de Sherbrooke a fait l’objet d’un projet de modernisation technologique, afin d’offrir à la communauté universitaire un outil pour l’envoi électronique de documents confidentiels sécuritaire, facile d’utilisation et respectant les normes internationales.
Unified Endpoint Management (UEM)
Comme la plupart des organisations, l’Université de Sherbrooke a adopté la mobilité informatique et l’interopérabilité entre différents types de systèmes et d’appareils informatiques tels que les téléphones intelligents, les tablettes numériques et les ordinateurs, afin de permettre à ses utilisatrices et utilisateurs d’accéder à son réseau et à ses ressources informatiques.
Ce projet répond aux besoins de l’Université de protéger les données qu’elle garde et utilise, de protéger les appareils informatiques de l'institution et de répondre aux exigences de sécurité émises par le ministère de la Cybersécurité et du Numérique.
Il permet également une réduction de la charge de maintenance, une amélioration du soutien aux personnes utilisatrices, une diminution des risques de sécurité et le maintien d’un inventaire des équipements.
Des réalisations bénéfiques
L’Université de Sherbrooke s’assure que les initiatives et actions entreprises au cours de l’année 2024 décrites dans le présent document sont alignées avec les orientations stratégiques de notre université. Ces projets se veulent structurants pour notre organisation. Ils permettent entre autres de renforcir notre posture en sécurité informatique, d’avoir des bases solides pour maintenir une infrastructure performante et sécuritaire et d’offrir à notre communauté universitaire des services numériques qui répondent à notre mission d’enseignement, de recherche, de création et d’engagement social.