Politique de confidentialité - Version en vigueur au 5 décembre 2024

La Politique de confidentialité concerne les renseignements personnels recueillis par l'Université de Sherbrooke (UdeS) par un moyen technologique. Document de nature administrative, cette politique vise à vous expliquer en termes simples et clairs quelles sont les pratiques mises en place à l'égard de ces renseignements personnels. 

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement. Institution d’enseignement supérieur, l'UdeS collecte, utilise et communique des renseignements personnels dans le cadre de ses attributions et aux fins de sa mission. L’UdeS vise à se conformer aux normes applicables en matière de protection des renseignements personnels, et ce, de façon cohérente avec les orientations et les initiatives de sa transformation numérique.

Renseignements personnels recueillis par l’UdeS

Comment vos renseignements personnels sont recueillis par l’UdeS?

L’UdeS recueille les renseignements personnels que vous fournissez par le biais de moyens technologiques, notamment :

• lorsque vous remplissez un formulaire ou une demande en ligne;
• par la collecte de données de navigation à l’aide de fichiers témoins de connexions ou cookies (la plupart de ces données ne sont pas des renseignements personnels : la section 2 de la présente politique en traite spécifiquement.);
• lorsque vous vous authentifiez à une application de l'UdeS ou à une section sécurisée de son site Web (intranet). 

À quelles fins sont recueillis vos renseignements personnels?  

Les renseignements personnels recueillis par un moyen technologique sont collectés, utilisés, communiqués et plus généralement traités aux fins de gestion du dossier administratif de la personne visée et, le cas échéant, des services qu’elle requiert. 

Pour les personnes étudiantes, les renseignements personnels sont plus spécifiquement traités dans le cadre du parcours académique et de l’expérience étudiante. Une première collecte de renseignements personnels s’effectue généralement lors de la demande d’admission. 

Pour les membres du personnel, les renseignements personnels sont plus spécifiquement traités dans le cadre de la gestion du dossier employé tout au long de sa carrière à l’UdeS. Une première collecte de renseignements personnels s’effectue lors du processus de sélection puis d'embauche. 

D’autres renseignements personnels sont recueillis dans des formulaires ou demandes, par exemple pour la prestation de services offerts par l’UdeS tels le centre sportif ou le centre culturel, et que pour les fins pour lesquelles ces formulaires ou demandes sont complétés et les consentements accordés. 

Les renseignements personnels dont la collecte est obligatoire sont indiqués comme tel au moment où ils sont obtenus. Le refus de donner ou maintenir un consentement requis à ces fins peut notamment entrainer la cessation du traitement d’un dossier, par exemple un dossier étudiant, celui relié à l’emploi ou celui relatif à une prestation de services.

Obtenir plus d'information sur la protection des renseignements personnels.

Qui a accès aux renseignements personnels recueillis par l’UdeS?

Un renseignement personnel ne peut être utilisé au sein de l’UdeS qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli, à moins du consentement de la personne concernée ou lorsque la loi le prévoit. Chaque membre du personnel de l’UdeS n’utilise que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions. De plus, chaque membre du personnel qui utilise des renseignements personnels est tenu à la confidentialité de ceux-ci. 

Une communication à des tiers de renseignements personnels peut être effectuée par l’UdeS avec le consentement de la personne concernée ou, sans ce consentement, lorsque la loi l’exige où le permet. L’UdeS veille à la protection des renseignements personnels qu’elle communique.

Échange de renseignements lors de l'accès à une plateforme électronique

Renseignements recueillis grâce aux fichiers témoins

Un échange de données s'effectue automatiquement entre votre appareil et les serveurs de l'UdeS ou ceux de tiers lorsque vous accédez à une application de l'UdeS ou à son site Web, par des fichiers témoins. Les fichiers témoins ou cookies sont de petits fichiers textes téléchargés lorsque vous consultez le site Web de l'UdeS ou que vous accédez à une application informatique en ligne. Ils sont enregistrés dans la mémoire de l'appareil que vous utilisez.

À l'aide de fichiers témoins, l'UdeS recueille des renseignements concernant votre navigation, tels que ceux liés à vos applications, navigateurs et appareils utilisés pour accéder aux plateformes électroniques de l'UdeS ou liés à vos activités et votre localisation lorsque vous accédez à ces plateformes électroniques. La plupart des renseignements ainsi recueillis ne permettent pas de vous identifier personnellement.

Utilisation des renseignements recueillis par les fichiers témoins

Les renseignements recueillis par les fichiers témoins sont utilisés par l'UdeS pour différentes fins. Ils vous permettent de maintenir une expérience optimale lorsque vous naviguez sur son site Web et ses applications informatiques.

L'UdeS utilise de plus plusieurs systèmes permettant la collecte d'informations sous forme de journaux d'activités. Les renseignements sont recueillis afin de maintenir le fonctionnement des systèmes et de permettre le repérage et la correction d'évènements informatiques sur les plateformes électroniques de l'UdeS.

Seuls les membres du personnel de l'UdeS dont les fonctions requièrent l'utilisation des renseignements recueillis par les fichiers témoins ou par les journaux y ont accès pour les fins décrites ci-dessus.

Communication des renseignements à des tiers

Certains fichiers témoins, les fichiers témoins analytiques de fonctionnalité et de performance, recueillent de l'information sur la façon dont les utilisateurs et utilisatrices naviguent sur notre site Web. Avec votre accord, les données sont compilées par des tiers mandatés par l’UdeS et utilisées par le personnel de l'UdeS afin d'étudier certains comportements et d'améliorer les fonctionnalités des produits utilisés. 

D'autres fichiers témoins peuvent être mis en place par nos partenaires publicitaires tiers. Avec votre accord, ils collectent de l'information sur votre navigation à travers notre site Web afin que ces tiers puissent vous proposer des publicités pertinentes émises par l'UdeS ou d'autres entités sur d'autres sites Web. 

Les renseignements recueillis par ces fichiers témoins et communiqués à des tiers peuvent être conservés dans des services infonuagiques au Québec, ailleurs au Canada, aux États-Unis ou dans tout autre pays dans lequel ces tiers opèrent.

Les personnes visitant le site www.USherbrooke.ca ont la possibilité d'autoriser ou non les fichiers témoins analytiques et publicitaires en cliquant le lien «Paramètres des témoins» situé au pied de page du site. L'absence de certains fichiers témoins peut avoir une incidence sur votre expérience du site Web. D'autres fichiers témoins sont essentiels au bon fonctionnement du site et ne font pas l'objet d'une autorisation.

Autres sites Web ne faisant pas partie du domaine www.USherbrooke.ca et sites Web externes

Des renseignements personnels peuvent être recueillis ou communiqués par l'intermédiaire de sites Web liés à l’UdeS mais n’étant pas hébergés dans le domaine www.USherbrooke.ca. Il peut s’agir notamment de sites de groupes faisant partie intégrante de l’UdeS (comme un groupe de recherche ou un institut) ou d’organismes collaboratifs utilisant certaines ressources de l’UdeS. Des renseignements personnels peuvent aussi être recueillis ou communiqués par l'intermédiaire de sites Web externes. L’UdeS n’est pas responsable de ces sites. Les utilisateurs doivent prendre connaissance des politiques de confidentialité de ces sites et déterminer leurs modalités de navigation lorsqu’ils y accèdent.

Confidentialité et sécurité

Comment l’UdeS protège-t-elle vos renseignements personnels?

L’UdeS prend les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. 

Pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez consulter la page Web Sécurité de l’information ainsi que :

• la Politique de sécurité de l'information (Politique 2500-036);
• la Directive relative à l'utilisation, à la gestion et à la sécurité des actifs informationnels
  (Directive 2600-063);
• les Règles de gouvernance à l'égard des renseignements personnels (Politique 2500-051);  
• la Directive relative à la protection des renseignements personnels (Directive 2600-094).

Comment consulter ou faire rectifier vos renseignements personnels?

Pour une demande d’information, ou pour exercer le droit d’accès à vos propres renseignements personnels ou de les faire rectifier, contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’UdeS : rprp@USherbrooke.ca.

Traitement des plaintes

Toute personne visée par un renseignement personnel recueilli, utilisé, communiqué ou conservé par l’UdeS peut déposer une plainte en cas de manquement aux obligations prévues notamment à la Directive relative à la protection des renseignements personnels (2600-094). La plainte doit être formulée par écrit et indiquer la nature des faits reprochés, le nom de la ou des personnes en cause, la date à laquelle l’incident s’est produit, ainsi que ses attentes quant à l’issue de la plainte. La plainte doit être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à rprp@USherbrooke.ca.

Communiquer avec nous

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité et l'utilisation de vos renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques ou pour exercer vos droits d'accès et de rectification en conformité avec la Directive relative à la protection des renseignements personnels (2600-094), veuillez vous adresser à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à rprp@USherbrooke.ca.

Modifications à la Politique de confidentialité

L'UdeS se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour la présente Politique de confidentialité à tout moment. Le cas échéant, un avis de modification sera publié sur son site Web. Les modifications entreront en vigueur, sauf mention expresse, 15 jours après la publication d’un avis à ce sujet sur le site Web de l’UdeS.

Entrée en vigueur et dernière mise à jour 

La Politique de confidentialité est entrée en vigueur le 22 septembre 2023. Les dernières modifications ont été approuvées par le comité de direction le 18 novembre 2024. La Politique de confidentialité modifiée a fait l’objet d’un avis de modification publié le 20 novembre 2024 et est entrée en vigueur le 5 décembre 2024.