Approvisionnement
Cette section effectue les acquisitions requises par les unités administratives, dans le respect de la Politique d'approvisionnement responsable. Elle développe un processus d'acquisition répondant aux besoins en englobant des critères de qualité et de coût ainsi que des critères environnementaux et sociaux.
Pour ce faire, elle assume notamment les fonctions suivantes :
- recevoir, conseiller et accompagner les gestionnaires afin d'analyser les besoins, de trouver les sources d'approvisionnement liées aux demandes des unités administratives et d'assurer l'efficacité et la conformité des démarches d'acquisition;
- procéder aux appels d'offres ou à la négociation de gré à gré auprès des fournisseurs et des prestataires de services en vue de l'octroi de contrats et de l’établissement d’ententes;
- émettre les commandes et assurer la relance de celles-ci pour l'ensemble des unités administratives;
- accompagner les gestionnaires, donatrices et donateurs et autres intervenantes et intervenants dans le processus d'acceptation de dons, en conformité avec la politique institutionnelle en ce domaine;
- assurer le traitement, l'intégrité et la qualité de l'information relative à l'approvisionnement;
- élaborer et organiser des ateliers de formation pour les utilisatrices et les utilisateurs des systèmes financiers;
- participer et agir à titre de secrétaire du comité de sélection lors de l'analyse des réponses à un appel d'offres devant satisfaire à des critères de qualité;
- assurer la publication de l'information pertinente et la reddition de comptes, conformément aux lois et règlements en vigueur;
- soutenir les unités administratives dans la gestion des inventaires des magasins et dans les procédures d'enregistrement des données;
- gérer les importations et exportations, en collaboration avec le courtier en douane, les fournisseurs et les requérants, et assurer que ces transactions douanières soient effectuées dans le respect des lois et normes en vigueur;
La section est aussi responsable de la cueillette et de la distribution du courrier, des colis et produits dangereux tant à l'interne, qu'à l'externe ainsi que de l'affichage sur les babillards.