Glossaire

Archivage ou Archiver : Opération consistant à stocker des documents à des fins de conservation et de consultation ultérieure. L'archivage informatique vise le même objectif que l'archivage des documents sur support papier. La conservation doit permettre la consultation et comporter des garanties d'intégrité, de fiabilité et de preuve. (BANQ, 2004)

Archives : Documents, quelle que soit leur date, leur nature ou leur support, conservés pour leur valeur d’information permanente. (Université de Sherbrooke, 2013)

Archives historiques : Documents qui constituent les sources originales de la connaissance du passé d’une institution, d’une entreprise, d’une famille ou d’une personne. (Chabin, 2010)

Archives institutionnelles : Documents d'archives provenant des différentes unités de l’Université. (Université de Sherbrooke, 2013)

Archives privées : Documents d'archives autres qu’institutionnelles. (Université de Sherbrooke, 2013)

Archives privées associées ou quasi institutionnelles : Documents d'archives provenant d’une personne physique ou morale ayant œuvré à l’Université ou dont les activités sont reliées à la vie universitaire. (Université de Sherbrooke, 2013)

Calendrier de conservation : Politique officielle de l’Université en matière de conservation et d’élimination de ses documents (peu importe le support). Chaque règle constitue une norme établissant la durée de conservation et le traitement des documents depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur conservation permanente.

Collection : Ensemble de documents ou de dossiers regroupés en fonction du hasard ou d’un choix thématique ou autre. La collection constitue l’antithèse du fonds. (Rousseau et Couture, 1994)

Confidentialité : Propriété d’une information de n’être accessible ou divulguée qu’aux personnes ou entités désignées et autorisées.

Cycle de vie : Tout document d’archives passe par une ou plusieurs périodes caractérisées par la fréquence de son utilisation et par le type d’utilisation qui en est fait. On parle alors du cycle de vie du document. Traditionnellement, l’archivistique répartit la vie du document d’archives en trois cycles : actif, semi-actif et inactif. (Rousseau et Couture, 1994)

• Document actif : Document essentiel au soutien ou au maintien des activités quotidiennes d’une administration. Utilisé fréquemment, il doit demeurer le plus près possible de son utilisateur ou lui être facilement et rapidement accessible. (Rousseau et Couture, 1994)
• Document semi-actif : Document qui doit être conservé pour des raisons administratives, légales ou financières, mais qui n’a pas à être utilisé fréquemment pour soutenir ou maintenir les activités quotidiennes d’une administration. Le document semi-actif continue toujours de répondre à l’objet de sa création, mais la faible fréquence de son utilisation ne justifie pas une conservation près de l’utilisateur ou en mémoire d’ordinateur. (Rousseau et Couture, 1994)
• Document inactif : Document ayant perdu toute valeur primaire prévisible, administrative, légale ou financière. Ce document peut et parfois doit être éliminé, à moins qu’il n’ait acquis une valeur seconde dite de témoignage ou d’information générale. (Rousseau et Couture, 1994)

Document : Objet constitué d'un support et de l’information qu'il porte, considéré comme un tout signifiant. Dans une perspective d’archivage, quatre critères sont à prendre en compte pour gérer un document :

1. si le contenu du document est engageant ou non;
2. si le document est achevé et complet ou non (version validée) ;
3. s’il s’agit de l’original (ou de la copie de référence) ou d’une autre copie ;
4. si le document est lié à d’autres documents pour que le message soit complètement compréhensible (pièces justificatives, dossier). (Chabin, 2010)

Document essentiel : Document vital pour le maintien ou le rétablissement des fonctions critiques de l'institution. (Secrétaire du Conseil du Trésor, 2012)

Don : Mode d’acquisition par lequel une personne physique ou morale cède, en toute propriété et à titre gratuit, des archives à l’Université. (Université de Sherbrooke, 2013)

Exemplaire principal : Document qui fait foi de référence officielle et qui est le plus complet sur un sujet donné. Ce document est généralement détenu par l’unité responsable du traitement de ce sujet. (CREPUQ, 2002)

Exemplaire secondaire : Les exemplaires secondaires, s'ils existent, découlent de l'exemplaire principal et sont utilisés comme instruments de travail, d'information ou de diffusion. Généralement, il s'agit de parties ou de copies de l'exemplaire principal qui sont donc généralement conservées beaucoup moins longtemps que ce dernier. (CREPUQ, 2002)

Fonds : Ensemble des archives accumulées et organisées par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses fonctions ou de ses activités, par opposition à collection. (Université de Sherbrooke, 2013)

Format : Un format de documents numériques est un ensemble de règles ou conventions qui régissent l'interprétation de documents numériques. Un format est parfois associé à un logiciel de création particulier, par exemple, Word, Excel, etc, lequel peut être requis pour consulter le document. Les formats normalisés (XML, HTML, JPEG, etc.) sont indépendants de logiciels spécifiques; les documents dans un de ces formats peuvent être consultés avec n'importe quel logiciel compatible avec ce format. (BANQ, 2004)

Gestion de l’information : Discipline qui oriente et appuie une gestion efficace et efficiente de l'information au sein d'un organisme, depuis l'étape de la planification et de l'élaboration des systèmes jusqu'à celle de l'élimination de l'information ou de sa conservation à long terme. (Secrétaire du Conseil du Trésor, 2012)

Information : Tout ensemble de sons, d’images, de données ou de documents intelligibles par l’homme, qu’il soit fixé sur un support ou non. (Chabin, 2010)

Intégrité : Caractère complet et non altéré d’un document prouvant que celui-ci n’a subi aucun ajout, aucun retrait, ni aucune modification, accidentelle ou intentionnelle, depuis sa validation.  (Chabin, 2010)

Index général et liste chronologique : Relevé ordonné et cumulatif de noms de personnes, de lieux, de sujets, de matières ou de dates, assorti d’une référence permettant d’accéder rapidement à l’information contenue dans une ou plusieurs unités archivistiques (document, article, série, fonds, groupe de fonds, service d’archives, organisme ou même État). (Rousseau et Couture, 1994)

Inventaire des documents : Collecte des données faisant partie de l’analyse des besoins. (Rousseau et Couture, 1994)

Legs : Mode d’acquisition par lequel une personne lègue, par testament, des archives à l’Université. (Université de Sherbrooke, 2013)

Métadonnées : Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps. (BANQ, 2004)

Nommage : Attribution d’un nom au fichier électronique correspondant à un document, selon des règles précises (nom de fichier explicite pour l’utilisateur et unique pour l’entreprise), destinées à faciliter ainsi la gestion des documents. (Chabin, 2010)

Plan de classification : Voir Structure classificatoire

Règle de conservation : Norme fixée à partir de l’évaluation administrative, légale, financière et patrimoniale des documents. Chaque règle constitue une norme établissant la durée de conservation et le traitement des documents depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur conservation permanente. (Rousseau et Couture, 1994)

Structure classificatoire : Outil dans lequel sont établies, dans un ordre logique, hiérarchique et allant du général au particulier, les activités d’un organisme ou d’un individu.

Support : Élément matériel sur lequel l’information est consignée (papier, bande ou disque magnétique, bande vidéo, disque optique, microfilm, etc.). (Rousseau et Couture, 1994)

Valeur de preuve : Qualité qui fait des archives des témoins privilégiés et objectifs des composantes de la vie de la personne physique ou morale qui les a constituées. Cette valeur de preuve se subdivise à son tour en valeur de preuve administrative, valeur de preuve légale, valeur de preuve financière et valeur de preuve historique. (Rousseau et Couture, 1994)

Voûte : Espace physique ou numérique de rangement situé au secteur Gestion des documents administratifs et archives (GDAA) et à la Faculté de médecine et des sciences de la santé (FMSS) où sont conservés des documents semi-actifs et inactifs.