Intégrer des stagiaires
L'accueil des stagiaires est essentiel dans une belle expérience de stage. Vous devez en faire une priorité avant l'arrivée de chaque stagiaire, la première impression est importante.
La préparation, c'est la clé !
Préparer l'arrivée de votre stagiaire est une étape primordiale, mais trop souvent oubliée. Organisez son espace de travail et prévoyez le matériel nécessaire pour son travail (ordinateur, crayons, cahier...). Si votre stagiaire doit faire des formations, planifiez-les d'avance.
Prévoyez également du temps dans votre horaire pour bien lui expliquer les tâches à réaliser et pour répondre à ses questions dans les premières journées du stage.
IMPORTANT !
Il ne faut pas oublier de contacter votre stagiaire à l'avance pour l'aviser de l'heure et de la date de l'entrée en poste.
Nous vous invitons à préciser l'adresse du milieu de stage, le matériel que votre stagiaire doit prévoir (lunch, ordinateur portable, etc.) et les activités prévues pour la ou les premières journées du stage.
Accueillir des stagiaires en télétravail
Faire ses débuts dans un nouveau milieu de stage peut être intimidant pour n’importe qui et c’est particulièrement vrai lorsqu’on n’est pas présent physiquement sur le lieu de travail, tout comme l’ensemble de ses collègues.
Un accueil à distance bien planifié va cependant donner le ton au stage et permettre à votre jeune recrue de se sentir la bienvenue, appuyée et motivée.
Accueillez votre stagiaire
C'est le Jour J, votre stagiaire fait son arrivée au bureau! Allez l'accueillir à l'entrée directement et assurez-vous qu'il ou elle se sente à l'aise avec vous. Vous pouvez lui laisser du temps pour organiser son espace de travail et prendre son aise avec son matériel, mais priorisez une première rencontre dès les premières heures du stage.
N'hésitez pas à lui faire visiter le bureau (cafétéria, garde-robe, etc.) et à le ou la présenter aux collègues. Lors de votre première rencontre, pensez à bien expliquer vos attentes et à déterminer vos indicateurs de performance. Votre stagiaire saura alors à quoi s'attendre et sera rassuré par l'encadrement que vous offrirez.
C'est certain que chaque personne est différente et certaines auront besoin de plus de temps pour s'adapter à un nouveau milieu de stage. Soyez à l'écoute et demandez à votre stagiaire à quoi il ou elle s'attend pour son stage (type d'encadrement, niveau d'autonomie, tâche de rêve, etc.)
N'oubliez pas de faire des suivis
Même lorsque votre stagiaire connait ses tâches et vos attentes, n'oubliez pas de faire des suivis et de vous assurer que votre stagiaire va bien et se sent confortable dans son travail. Des rencontres de suivi hebdomadaire (ou selon vos besoins et ceux de votre stagiaire) dans un bureau fermé sont une bonne occasion de discuter des points forts et faibles du stage. Ce sera aussi un bon moment pour que votre stagiaire puisse se confier et vous partager ses préoccupations.
Votre stagiaire est en situation d'apprentissage. Il ne faut pas l'oublier ! Soyez compréhensifs et assumez votre rôle de superviseur. Votre stagiaire sera reconnaissant de recevoir vos conseils et rétroaction.