Protection des informations

Il est important de suivre les recommandations sur le plan de la cybersécurité en utilisant des logiciels à jour, notamment un antivirus. Il est également recommandé de transmettre un document contenant des renseignements confidentiels, personnels et sensibles à des personnes habilitées à recevoir ces renseignements : 

• au moyen des serveurs partagés de l’unité administrative (lecteurs P:, S:, etc.);
• par un groupe Teams @usherbrooke;
• par un site Sharepoint @usherbrooke.

Il est proscrit de mettre en place une « solution de contournement », comme d'envoyer des renseignements personnels ou confidentiels d'un compte de messagerie personnel ou d’utiliser une solution non approuvée par l’Université. Pour plus d’informations à cet égard, n’hésitez pas à contacter l’équipe de soutien informatique du Service des technologies de l’information au poste 74444 ou à soutienTI@USherbrooke.ca.  

Certaines conversations comportent des éléments sensibles. Il est important que le personnel soit prudent dans ses échanges téléphoniques ou par conférence virtuelle afin de préserver la teneur confidentielle de ceux-ci en prenant soin, lorsque c’est possible, de :

• vérifier l’identité de chaque participant à la réunion en lui demandant de s’identifier vocalement, même si le nom affiché de la personne vous est connu;
• porter un casque d’écoute;
• demeurer dans une pièce isolée;
• limiter le volume des haut-parleurs;
• informer son interlocuteur si la conversation n’est pas privée.

Il est possible que des membres du personnel se voient exceptionnellement autorisés à apporter à leur domicile des dossiers papier. L’unité administrative doit :  

• rappeler les consignes tant pour le respect de la confidentialité que pour le contrôle de la sortie et du retour de ces dossiers, dont les suivantes :
  • de ne pas dévoiler, à qui que ce soit, toute information de nature confidentielle;
  • de ne pas laisser les documents/dossiers à la vue de tous au domicile familial;
  • de conserver les documents/dossiers dans le coffre (valise) de la voiture pendant le transport;
  • d’utiliser si possible un porte-documents pouvant être verrouillé;
  • de limiter les impressions de documents;
  • de conserver les documents/dossiers dans le porte-documents verrouillé si possible ou dans un endroit sécuritaire de leur domicile dès qu’ils ne sont pas nécessaires, notamment en fin de journée;
  • de déclarer immédiatement toute perte à son supérieur immédiat.
• faire parvenir un courriel sur le sujet aux membres du personnel impliqués;
• désigner nommément les membres du personnel autorisés à le faire.

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