Outils informatiques

La personne en télétravail ne doit pas compromettre l’intégrité des données et des informations de l’Université. Elle doit également prendre les mesures nécessaires pour protéger les documents relatifs à son travail, tant à la maison que lors des transports (ex. : conserver les documents confidentiels sur papier dans une pièce ou un classeur verrouillé).

De plus, si elle doit disposer d’un document confidentiel sur papier, elle doit le détruire à l’aide d’une déchiqueteuse. À défaut d’avoir à son domicile une pièce ou un classeur verrouillé et une déchiqueteuse, la personne doit rapporter à l’Université les documents confidentiels sur papier à protéger ou à détruire.

La personne salariée s'engage à prendre toutes les mesures appropriées pour s'assurer que personne d'autre qu'elle-même ne puisse accéder à l'équipement et/ou aux informations confidentielles (en format papier ou électronique), y compris, mais sans s'y limiter, en s'assurant que la protection par mot de passe est utilisée et que le réseau sans fil est sécurisé.

La personne en télétravail est responsable de sauvegarder ses fichiers sur un espace réseau ou un espace infonuagique de l’Université. 

Voir aussi la section « Protection des informations ».

L'accès à votre courriel et à votre agenda est fourni à l’adresse : https://messagerie.usherbrooke.ca

Pour prendre vos messages vocaux à distance ou gérer vos options téléphoniques, référez-vous aux procédures suivantes :

• Accéder à votre boîte vocale à partir d'un téléphone à l'extérieur de l'Université
• Consulter vos messages vocaux à partir d'une interface Web (connexion RPV requise)

Pour assurer le bon fonctionnement de notre système de téléphonie, nous vous demandons de NE PAS PROGRAMMER UN RENVOI D'APPEL de votre poste téléphonique vers un numéro de téléphone cellulaire.

Réunion de type «téléphonique» avec Teams

L'application Teams d'Office 365 permet d'organiser des conférences téléphoniques en ligne et même de planifier celle-ci à partir d'Outlook. Pour connaître la procédure :

• Planifier une réunion audio avec MS Teams via Outlook

Téléphone logiciel

Un service de téléphone logiciel est offert pour vous permettre de recevoir et de faire des appels à partir de votre poste téléphonique de l'Université. Pour ce faire, vous devez installer le client Cisco Jabber sur le poste de travail que vous utilisez à votre résidence ou votre appareil mobile et ce dernier doit être connecté à l'Internet.

Pour connaître la façon de l'utiliser, consultez le service Téléphone logiciel.

La plupart des applications administratives sont accessibles directement à partir d’une simple connexion Internet. Certaines applications nécessitent l’utilisation d’un réseau privé virtuel. Le réseau privé virtuel (RPV) de l'Université permet de se connecter à distance aux services informatiques qui ne peuvent normalement être rejoints seulement qu'à partir du réseau de l'Université.

• Guide d'utilisation du RPV

Nous vous demandons de vous connecter au RPV SEULEMENT lors de l'utilisation d'une application qui le requiert.

Principaux services qui requièrent une connexion au RPV

• SIIG
• SOFE
• GEDA
• OnBase
• SYGES
• Maximo
• Serveurs de fichiers

Si vous utilisez Spotify, Youtube ou Twitch en travaillant (ou toute autre plateforme de diffusion en continu), faites-le sur un autre appareil ou sur votre téléphone pour éviter de surcharger le RPV.

Pour clavarder et réaliser des réunions entre employés, nous vous recommandons d'utiliser Microsoft Teams. La prudence est toujours de mise, plus particulièrement dans vos échanges écrits en ligne. Il est important de noter que, selon la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, tout ce qui est écrit et conservé dans un clavardage pourrait être accessible lors d'une demande d'accès à l'information.

L'application est accessible en ligne ou vous pouvez la télécharger sur votre poste de travail.

• Accéder à Teams en ligne
• Télécharger l'application Teams pour poste de travail ou appareil mobile
• Consulter la documentation concernant Teams et la création d'équipe
• Joindre la communauté de pratique Teams de l'UdeS (espace pour le partage de connaissances)
• Télécharger des fonds d'écran (procédure pour modifier l'arrière-plan d'une réunion Teams)

Dans le cas où vous devez collaborer avec des personnes externes à l’Université, il est possible de les inviter à joindre une équipe Teams. Pour savoir comment procéder et obtenir de l'information que vous pourrez partager avec vos collaborateurs externes, consultez la page Teams - Collaborer avec des personnes externes à l'Université du site Web Services informatiques.

Nous rappelons que l'Université privilégie Teams et Adobe Connect. Le Service de soutien à la formation et le Service des technologies de l'information vous offrent tout le soutien nécessaire pour ces deux produits. 

Une façon d'avoir accès à vos applications et fichiers comme si vous étiez au bureau est d'utiliser l'outil Connexion Bureau à distance disponible sur les postes de travail Windows ou l'application Microsoft Remote Desktop pour Mac.

Il est à noter que votre ordinateur professionnel à l'Université doit être un poste Windows pour utiliser cette méthode.

Afin de réduire les risques liés à l'utilisation d'appareil personnel en situation de télétravail, il est exigé que ce dernier soit muni d’un antivirus.

À la suite d’une entente avec la compagnie McAfee, tous les membres du personnel de l’Université peuvent installer et utiliser gratuitement le logiciel McAfee LiveSafe sur leur ordinateur personnel.

Précisions : 

• Le logiciel peut être installé sur plus d’un appareil.
• Si votre ordinateur est déjà doté d’une solution antivirus, il n’est pas nécessaire de faire l’installation du logiciel de McAfee.
• Cet antivirus ne doit pas être installé sur des appareils appartenant à l’Université.

Pour obtenir la procédure d’installation, remplissez le formulaire Demande pour le logiciel McAfee. Après avoir rempli le formulaire, un courriel vous sera envoyé incluant un lien vers le guide d’installation et un code qui vous permettra de procéder au téléchargement.

Pour obtenir de l’assistance, veuillez consulter le site de soutien de McAfee à l’adresse : https://service.mcafee.com. 

En réponse à l’offre accrue de cours en ligne et au télétravail, certains étudiants et membres du personnel épreuvent des difficultés avec la vitesse de leur forfait Internet. Afin d’aider la communauté universitaire, certains câblodistributeurs ont offert leur soutien à l’Université de Sherbrooke en proposant des forfaits avantageux à moindre coût. Voici l'offre toujours en vigueur : 

Oricom 

1 866 967-4266

Promotion : 10 % sur tout rehaussement de forfait ou nouvelle adhésion fait en ligne.

• Validité : jusqu’au 31 décembre 2020 pour adhérer;
• Disponible pour les clients existants, ainsi que les nouvelles adhésions pour tous les étudiants;
• Pour se prévaloir de ce forfait, il suffit d’utiliser le code promotionnel : UNIVERSITE10;
• Durée maximale de 36 mois.

D’autres négociations sont en cours avec d’autres fournisseurs. Cette page sera mise à jour lorsqu’il y aura des développements.

• HP : Les membres du personnel peuvent bénéficier, à des fins personnelles, des mêmes prix que ceux consentis à l’UdeS dans le cadre l'entente pour l'équipement informatique HP en vigueur. Revendeur autorisé : MicroAge.
• Apple : Les membres de la communauté universitaire (étudiantes, étudiants et membres du personnel) peuvent bénéficier des tarifs éducationnels offerts par Apple sur ses produits. Pour plus de détails, consultez le site d'Apple Magasiner pour les études.
• DELL : Les membres de la communauté universitaire (étudiantes, étudiants et membres du personnel) peuvent bénéficier du programme d'achat DELL offrant des rabais sur ses produits. Consultez le site Programme d'achat pour les membres. Après avoir cliqué sur le bouton « Demandez le bon », entrez votre adresse de courriel @USherbrooke.ca. Vous recevez votre bon de réduction par courriel.

L'équipe de soutien informatique répondra prioritairement aux demandes concernant des besoins critiques. Ainsi, le délai de réponse aux demandes Casius pourrait être plus long qu'à l'habitude.

• Faire une demande Casius
• Télécharger TeamViewer pour le soutien à distance

• Cybersécurité

• Courriel USherbrooke
• Office 365 et Office en ligne
• SIIG (connexion RPV requise)
• SOFE (connexion RPV requise)
• GEDA et OnBase (connexion RPV requise)
• SYGES (connexion RPV requise)
• Moodle
• Accès à une boîte partagée

Pour obtenir les accès à d'autres applications utilisées dans le cadre de votre emploi, consultez le répertoire des services informatiques.

Consultez la section Liens de téléchargement pour installer des applications sur votre appareil.

Cliquer sur le nom du logiciel désiré pour obtenir le lien de téléchargement qui vous permettra de l'installer sur votre poste de travail.