Modalités et formations prioritaires

Le département, le service ou la faculté qui vous embauche vous enverra, si nécessaire, un formulaire de renseignements personnels et consentement à leur remettre afin de compléter votre dossier d'embauche.

À titre de membre du personnel, un matricule d'employé vous sera attribué (code à six chiffres). Il vous suivra durant toute votre carrière à l'Université de Sherbrooke. Vous pourrez par la suite obtenir votre code d'identification personnel (CIP), lequel vous permettra d'accéder à plusieurs services informatiques, dont votre boîte de courrier électronique (@USherbrooke.ca).

• Obtenir votre CIP (code d'identification personnel) (matricule requis)

Notez bien que, si vous avez déjà un CIP à titre d'étudiante, d'étudiant ou de membre du personnel, vous n'avez pas à le réactiver.

L'authentification à deux facteurs est obligatoire pour vous connecter à plusieurs services informatiques de l'UdeS dont votre boîte de courriel. Vous devez donc configurer vos méthodes de connexion pour le deuxième facteur.

• En savoir plus sur l'authentification à deux facteurs 

Une fois vos méthodes de connexion pour l'authentification à deux facteurs configurées, vous pourrez accéder à votre boîte de courriel. Il est important de la consulter pour une première fois à partir de l'interface Web. Par la suite, vous pourrez si vous le souhaitez configurer votre boîte de courriel sur les appareils de votre choix.

• Accéder à l'interface Web pour consulter vos courriels (CIP ou adresse de courriel requis)
• En savoir plus sur le service de courriel USherbrooke

L'adresse de courriel qui vous est attribuée est communiquée dans le premier courriel reçu dans votre boîte de courriel de l'UdeS. Après avoir consulté votre boîte de courriel pour une première fois, vous pouvez également connaître votre adresse de courriel officielle @USherbrooke.ca en accédant à la page Web monIdentité.

Notez bien que, si vous avez déjà configuré vos méthodes de connexion pour l'authentification à deux facteurs à titre d'étudiante, d'étudiant ou de membre du personnel, vous n'avez pas à le refaire.

Pour la mise au point de votre dossier de paie, nous vous invitons à remplir les formulaires ci-dessous. 

Dépôt direct : 

Formulaire d'inscription au dépôt direct (joindre spécimen de chèque) 

En cas de difficulté d'accès au formulaire ci-dessus (si votre CIP ou votre lien d'emploi n'est pas encore actif), veuillez utiliser cet autre formulaire Web. Ne remplir qu'un seul formulaire. Au besoin, écrivez à paie@USherbrooke.ca. 

Impôts (documents facultatifs, à remplir et à remettre au Service des ressources humaines) : 

• Formulaire de déclaration des crédits d'impôt personnels TD1 - Fédéral 
  • Version anglaise
• Formulaire de déclaration pour la retenue d'impôt TP-1015.3 - Provincial

En savoir plus sur la rémunération et le versement de la paie

Suivant l'activation de votre CIP (code d'identification personnel) et de votre lien d'emploi, merci de remplir le formulaire d’auto-identification volontaire.

Ce formulaire est lié à Microsoft 365 (MS Forms). Si vous tentez de le remplir en étant connecté(e) au compte professionnel d'une autre organisation, vous pourriez éprouver des difficultés d'accès. Il est alors conseillé d'utiliser une fenêtre de navigation privée et de copier-coller le lien du formulaire dans la barre d'adresse URL de votre navigateur. Pour plus de détails...

REMPLIR MON FORMULAIRE D'AUTO-IDENTIFICATION

Les renseignements recueillis demeureront confidentiels. D'une part, ils permettront la mise à jour des données sur nos effectifs conformément aux exigences de la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans les organismes publics et du Programme d'accès à l'égalité en emploi (PAEE).

D'autre part, ils nous permettront d'accroître nos connaissances, d'identifier plus finement les besoins de notre communauté et de poursuivre nos actions. L'Université de Sherbrooke œuvre à devenir un milieu exemplaire sur le plan de l'équité, de la diversité et de l'inclusion (ÉDI). Dans le souci du respect de ces principes qui sont en phase avec la vision, la mission et la communauté de l'UdeS, nous travaillons de façon à :

• Nous assurer que les membres des groupes désignés (les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées) obtiennent les mêmes résultats et aient droit aux mêmes avantages que toute personne;
• Favoriser le respect et la présence d'un éventail d'expériences et de vécus différents;
• Mettre en place des mesures visant à consolider un environnement respectueux et ouvert. 

En savoir plus sur l'équité, la diversité et l'inclusion à l'UdeS 

Lors de votre rencontre au Service des ressources humaines (Campus principal, B1-1032), veuillez déposer les documents suivants : 

• Certificat de naissance ou passeport (copie du document officiel)
  • Pour obtenir votre certificat de naissance : Directeur de l’état civil
• Diplômes ou relevés de notes (copie des documents officiels)

Vous désirez ajouter/modifier des coordonnées professionnelles au bottin universitaire (bureau, téléphone, etc.) ou mettre à jour votre adresse personnelle à la suite d'un déménagement ? Vous souhaitez que l'on vous identifie selon un prénom, un nom ou un genre qui diffère de celui ou ceux apparaissant sur vos documents légaux? Cliquez sur le bouton ci-dessous!

Consulter la rubrique Mon profil UdeS

En plus de permettre de vous identifier, « Ma carte UdeS » offre des avantages pratiques. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour savoir comment vous la procurer selon votre campus.  

Consulter la rubrique Ma carte UdeS

Les conditions de travail du personnel de l'Université sont régies par des conventions, protocoles d'ententes, règlements et lettres d'entente. 

Accéder à la rubrique regroupant les règlements couvrant les DG

Au moment où vous devenez admissible au régime d'assurance collective, l'équipe de la santé organisationnelle du Service des ressources humaines (Section développement et santé organisationnels) communique avec vous par courriel pour procéder à votre adhésion au programme qui s'applique à votre groupe d'emploi. 

Consulter la rubrique du programme d'assurance Flex

Au moment où vous devenez admissible au Régime de retraite de l'Université de Sherbrooke (RRUS) selon les critères établis, l’équipe du Service des ressources humaines (Section de l’administration du régime de retraite) communique avec vous par courriel pour procéder à votre adhésion.

Consulter la rubrique Régime de retraite

À titre de personne salariée de l’Université de Sherbrooke, vous avez la possibilité de participer au Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) collectif de l’UdeS. Sur une base volontaire, le REER collectif vous permet d’accumuler de l’épargne-retraite en toute simplicité. Ainsi, lorsque vous demandez à ce que vos cotisations soient prélevées directement sur votre paie, vous pouvez bénéficier immédiatement d’une économie d’impôt.

Consulter la rubrique REER collectif

L'ensemble de la communauté est invité à suivre la formation sur les VACS. 

*En vertu de la loi provinciale et de la Politique visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel de l'UdeS, toute la communauté universitaire doit suivre une formation sur une base annuelle.

Formation complémentaire

Capsule multimédia de formation sur les relations de pouvoir et le consentement sexuel. 

Saviez-vous que certaines situations peuvent compromettre la sécurité des informations de l’Université? Il est de votre responsabilité de protéger les informations auxquelles vous avez accès. Des formations en ligne sur la sensibilisation à la sécurité de l'information sont offertes à tous les membres du personnel de l'UdeS. 

• Suivre les formations

L'utilisation des actifs informationnels de l'Université de Sherbrooke pour participer à des activités d'enseignement, de recherche, de création, de gestion, de service à la collectivité et de vie étudiante doit se faire en conformité avec différentes politiques et directives. Il en est de même pour le traitement de l'information détenue par l'Université.

• Prendre connaissance des bonnes pratiques pour prévenir les menaces 
• Consulter le cadre normatif (politique et directive)
• Signaler un incident et demandez au besoin des précisions 

Dans le cadre de votre emploi, vous êtes et vous serez appelé à être en contact avec divers types d’information au sein de votre faculté ou service. Conséquemment, il est possible que vous ayez accès, volontairement ou non, à certains renseignements de nature confidentielle ou autres informations qui présentent une valeur économique, administrative et légale.

Dans ce contexte, nous tenons à vous rappeler votre obligation de respecter et de protéger la confidentialité de ces renseignements, comme le stipule l’article 2088 du Code civil du Québec :

« Le salarié, outre qu’il est tenu d’exécuter son travail avec prudence et diligence, doit agir avec loyauté et ne pas faire usage de l’information à caractère confidentiel qu’il obtient dans l’exécution ou à l’occasion de son travail. »

Les informations privilégiées de nature confidentielle constituent un bien de l'Université. Dans le cadre de votre mandat et subséquemment, vous êtes donc responsable de :

• ne pas utiliser ces informations à des fins personnelles;
• recevoir, traiter et maintenir confidentielle toute information qui le requiert;
• accéder uniquement aux informations confidentielles requises et autorisées dans le cadre de vos fonctions;
• limiter la communication interne de toute information confidentielle aux seules personnes qui ont véritablement besoin de la connaître;
• éviter de divulguer ou transmettre à des tiers des informations à moins d’obtenir une autorisation formelle de l’établissement ou d’en être tenu à des fins légales;
• assurer une vigilance constante lors de l’utilisation des médias sociaux afin de ne pas laisser filtrer des informations confidentielles;
• ne faciliter en aucun cas l’accès aux informations confidentielles à des personnes non autorisées et aviser rapidement les autorités facultaires compétentes de toute situation où l’accès à des informations confidentielles par une personne non autorisée est suspecté.

Nous savons que vous êtes déjà sensible à la notion de confidentialité. Nous souhaitons simplement vous rappeler que l’obligation de loyauté et les responsabilités à l’égard des renseignements confidentiels sont applicables pour toute personne employée, peu importe son statut ou l’emploi qu’elle occupe au sein de l’organisation. La confiance relative au professionnalisme ainsi qu’au respect de la confidentialité accordée par les partenaires aux membres de l'Université est indispensable aux activités de cette dernière. Il importe donc que l’ensemble du personnel de l'Université poursuive des standards éthiques élevés.

Nous vous invitons à prendre connaissance des mesures prévues en cas de situations d'urgence (ex. : incendie, accident impliquant des matières dangereuses, premiers soins, etc.). 

• Visionner deux vidéos sur les mesures d’urgence, le secourisme et la sécurité sur les campus (vidéos en bas de page).

Nous vous recommandons également de télécharger l'application mobile Sécurité UdeS. Il s'agit d'un outil pratique qui vous permet de rapporter en un clic une urgence, de signaler toute situation, de localiser les défibrillateurs, d'être au fait des procédures d'urgence, de demander un raccompagnement sécuritaire, etc. 

L'équité, diversité et inclusion (EDI) sont des principes fondamentaux au sein de l'UdeS.

• Suivre la formation Introduction à l’ÉDI en enseignement supérieur et en recherche

Si vous travaillez en laboratoire :

• Suivre les formations obligatoires en santé et sécurité en laboratoire

Pour agir avec compétence et leadership, il faut agir sur son développement, en établissant des objectifs et des moyens variés, en prenant des mesures et en réalisant des transferts de connaissances dans son quotidien. 

Le programme AGIR, destiné à vous accompagner dans votre développement de compétences, propose plusieurs moyens : 

• Moodle AGIR (autoformation)
• Groupes d'apprentissage
• Journal réflexif
   

Le tout, en adéquation avec votre Référentiel de compétences AGIR

Consulter le Programme AGIR

L'Université de Sherbrooke encourage les membres de son personnel à se perfectionner et à investir dans leur carrière. En plus des cours offerts par les principaux établissements d'enseignement, le personnel peut bénéficier de programmes de formation et de développement adaptés à leur fonction.

Consulter notre page Perfectionnement de l'INTRANET - Service des ressources humaines. Vous aurez besoin de vous authentifier comme employé de l’UdeS pour y avoir accès. 

Plusieurs ressources sont à la disposition des membres de notre personnel. Prenez-en connaissance pour pouvoir en bénéficier ainsi que pour rappeler aux collègues que des services sont là pour les aider. 

Consulter la rubrique soutien au personnel

La vie de campus comporte son lot d'avantages complémentaires! Découvrez les différents atouts qui s'offrent à vous et aux membres de votre famille. 

Consulter la rubrique Avantages