Demande de documents officiels

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En prévision de la grève de Postes Canada, nous vous prions de prendre en considération l’option de demander vos documents officiels par courriel, et de prévoir un délai plus long qu’à l’habitude pour les envois postaux.

Vous pouvez faire votre demande de documents officiels en ligne via un formulaire convivial et facile d'accès. Compatible avec un compte Paysafe ou une carte de crédit, ce formulaire vous permettra en quelques étapes de soumettre votre demande afin d'obtenir les documents souhaités.

FAIRE UNE DEMANDE EN LIGNE

• Attestation de diplôme
• Attestation de diplôme pour permis de travail post-diplôme (étudiants internationaux)
• Attestation d'inscription
• Attestation pour une demande de résidence permanente (CSQ)
• Attestation pour renouvellement CAQ/Permis d'études et/ou permis de travail
• Copie de documents au dossier
• Description de cours
• Formulaires à remplir par le Bureau de la registraire¹
• Réception de documents pour mise au dossier (service offert sur place seulement)
• Réémission de diplôme parchemin (voir note plus bas)
• Relevés de notes²
• Traduction d'un relevé de notes en anglais/English translation of a transcript
• Traduction d'une attestation de diplôme en anglais/Translation of a proof of graduation letter
• Traduction d'une attestation d'inscription en anglais/Translation of a proof of enrolment letter

Pour les documents qui suivent, utilisez le type de document "Autre" dans la plateforme web  :

• Attestation avec date probable d’obtention du diplôme
• Attestation d’inscription avec les titres de cours
• Attestation sur réussite 
  → Sur réussite de la session en cours, l’étudiant sera invité à s’inscrire à la session suivante
  → Sur réussite de la session en cours, l’étudiant diplômera.
• Lettre explicative des équivalences
• Réémission du diplôme parchemin
• Résultats aux tests de français (TFI)
• Certificat de natation

Avant d'utiliser le type de document Autre dans la plateforme web, veuillez consulter la liste de documents produits par d'autres services ci-dessous, ou contactez le Centre de services par téléphone : 819 821-7642 ou par courriel : Centre.de.services@USherbrooke.ca.
Veuillez indiquer votre matricule dans vos communications.

À noter que ces services peuvent également être offerts au Centre de services avec ou sans rendez-vous. Des délais de production peuvent s'appliquer pour certains documents officiels.

Documents produits par d'autres services

Services à la vie étudiante - Aide financière :

• Certificat de garantie
• Formulaire Explore

Facultés :

• Tout document en lien avec le brevet d'enseignement et le permis provisoire d'enseignement
• Lettre de recommandation
• Lettre du doyen
• Lettre de bonne conduite
• Plan de cours
• Attestation pour stages non coopératifs

USherbrooke International :

• Tout document en lien avec les assurances (étudiants internationaux seulement)

Service des stages et du développement professionnel :

• Attestation pour stages coopératifs

CÉFRANC - Centre d'évaluation du rendement en français écrit :

• Résultat TECFÉE

Registre des commissaires à l'assermentation

• Copie assermentée de documents officiels produits par l'UdeS (relevé de notes, attestation, diplôme, etc.)

Traduction
Tous les documents seront produits en français. Le Centre de services offre un service de coordination de la traduction avec des traducteurs agréés partenaires de l'Université de Sherbrooke. 

Notes

1 - Le Centre de services peut remplir, signer et apposer le sceau du Bureau de la registraire sur des formulaires fournis par divers organismes. La section de l'étudiant ou de l'étudiante doit préalablement être remplie et signée.

2 - La date d'obtention de diplôme n'apparaît jamais sur le relevé de notes de l'UdeS. Par exemple, pour satisfaire aux exigences d'un ordre professionnel, d'un employeur, ou autres, vous devez généralement fournir un relevé de notes et une attestation de diplôme.

Prenez note qu'à ce jour, le délai de production des documents officiels est d'environ 3 jours ouvrables. Ce délai est sujet à changement selon le volume de demandes reçues. Ce délai ne s'applique pas pour les demandes de renouvellement de CAQ/PE, pour une attestation demandant une étude du dossier académique, pour une demande de traduction, ainsi que pour un parchemin de remplacement.

Un délai supplémentaire est à prévoir si une ou des informations s’avèrent manquantes ou si votre dossier ne nous permet pas de répondre à votre requête dans l’immédiat.

Si vous nous demandez un document officiel pour répondre à une exigence d'un organisme (gouvernemental ou autre), veuillez nous fournir une copie de la description des besoins de l'organisme.

Livraison par la poste

Le Centre de services s’engage à produire les documents dans les délais indiqués. Par contre, une fois les documents expédiés par la poste ou par courrier rapide, nous ne pouvons être responsables des délais ou des erreurs de livraison. Dans la mesure du possible, nous pourrons transmettre les informations nécessaires à la localisation des documents, mais la responsabilité de les retrouver vous revient. 

Si vos documents reviennent au Centre de services, une personne communiquera avec vous par téléphone ou par courriel, aux coordonnées indiquées sur votre demande de documents officiels. À partir de ce moment, un délai de 5 jours ouvrables vous est accordé pour communiquer avec nous et nous informer d'une nouvelle adresse postale. Au-delà de ce délai, votre demande de documents officiels sera annulée et vos documents détruits. Vous devrez refaire une nouvelle demande. Notez qu'aucun remboursement n'est accordé.

Réception par courriel

Le document reçu par courriel est officiel, mais il s'agit d'une copie et non d'un original.

Une fois votre document traité, un courriel sera envoyé à votre adresse courriel pour vous mentionner que vous avez un mois pour les récupérer. Si vous avez choisi l'option de récupérer votre document au Centre de services, vous devrez le faire dans un délai de 30 jours. Après ce délai, votre document sera détruit. 

Si vous ne pouvez pas vous présenter au Centre de services pour faire une demande ou récupérer un document officiel, vous devez obligatoirement signer une procuration et la transmettre au Centre de services du Bureau de la registraire.

La procuration doit contenir :

• votre nom et votre matricule;
• nom de la personne que vous mandatez pour accéder à votre dossier;
• dates de début et de la fin de la procuration, s’il y a lieu;
• l'étendue du mandat de la procuration (demande ou obtention de documents, accès aux informations financières, scolaires, à tout le dossier universitaire, etc.).

Comment transmettre la procuration?

Pour être valide, vous devez signer votre procuration à la main. Certains modes de transmission électronique peuvent aussi faire office de signature. Voici les modes de transmissions acceptés :

• Par courriel : Envoyez votre procuration à l'adresse courriel suivante : centre.de.services@USherbrooke.ca
  • Avec votre adresse USherbrooke.ca : Ce mode de transmission de la procuration ne requiert aucune signature manuscrite (l'adresse électronique fait office de signature).
  • Avec votre adresse inscrite lors de la demande d'admission : Si vous n'avez pas encore de compte de messagerie USherbrooke.ca, et que vous transmettez votre procuration à partir de l'adresse de courriel que vous avez inscrite dans le formulaire de demande d'admission, votre adresse électronique fera office de signature.
• En personne : Vous devez vous présenter en personne au Centre de services (Campus principal ou Campus de Longueuil) avec la procuration signée. Une carte d'identité avec signature sera exigée pour vous authentifier. Consultez la page des Centres de services pour connaître les coordonnées des deux centres et leurs heures d'ouverture.

Toutefois, si vous n'avez plus d’adresse « USherbrooke.ca » après votre passage à l’Université de Sherbrooke, vous devez utiliser le formulaire de procuration, l’imprimer, le signer et le déposer en personne au Centre de services. S'il vous est impossible de vous présenter, vous pouvez remettre le formulaire de procuration à la personne mandatée de vous représenter avec une copie d’une pièce d’identité avec signature (ex. : permis de conduire, carte d’assurance maladie, etc.).

Un certain délai pourrait être nécessaire pour valider l’authenticité de votre signature.

Veuillez prendre note que toute personne désignée dans une procuration devra effectuer sa demande en personne et obligatoirement présenter une carte d’identité avec photo.

L'enveloppe scellée garantit l'authenticité du document qu'elle contient et permet à l'étudiante ou l'étudiant de le remettre directement au destinataire.

CONFORMÉMENT AU RÈGLEMENT DES ÉTUDES DE L’UNIVERSITÉ, n’est considéré comme officiel que les documents émis par le Bureau de la registraire et portant le sceau du Bureau de la registraire.

English will follow

Le Centre de services offre le service de coordination de la traduction de certains documents officiels auprès de traducteurs agréés partenaires de l'Université de Sherbrooke. Ce service est offert pour la traduction de relevé de notes standard, d'attestation de diplôme standard, et d'attestation d'inscription standard.

En choisissant ce service, l'utilisateur reconnait qu'il mandate l'Université de Sherbrooke pour faire traduire les documents choisis, et s'engage à payer les frais de traduction. 

Étapes à suivre :

1) Vous faites la demande de documents officiels à partir de la plateforme, en sélectionnant l'une des options suivantes:

• traduction d'un relevé de notes en anglais/English translation of a transcript;
• traduction d'une attestation de diplôme en anglais/English translation of a proof of graduation letter;
• traduction d'une attestation d'inscription en anglais/English translation of a proof of enrolment letter;
• vous payez les frais associés à votre demande selon le tableau ci-dessous :

2) le Centre de services produit le ou les document(s) officiel(s)s demandé(s) en français, puis assure la coordination entre l'Université et le traducteur agréé;

3) lorsque la traduction est complète, le ou les document(s) officiel(s) demandé(s) vous sont remis ou sont acheminés au destinataire choisi, sous enveloppe scellée, en français et en anglais, accompagné(s) d'une attestation de conformité de traduction avec le sceau officiel du Bureau de la registraire;

4) suite à la réception de la facture du traducteur agréé, le Centre de services procédera au remboursement de la différence, s'il y a lieu, entre les frais réels et ceux payés lors de la demande du ou des document(s) officiel(s).

*Ces frais incluent les frais postaux réguliers et les honoraires du traducteur agréé. Les frais relatifs aux copies supplémentaires sont à la charge totale de l'étudiant et soumis à la tarification du traducteur agréé.

English:

The University Service Center offers translation coordination services of official documents, in partnership with certified translators. 

By using this service, the user acknowledges having mandated l'Université de Sherbrooke to have the selected documents translated, and agrees to pay the translation fees.

Steps to follow:

- Request your official document using the platform, then select one of the following options:

- traduction d'un relevé de notes en anglais/English translation of a transcript;

- traduction d'une attestation de diplôme en anglais/English translation of a proof of graduation letter;

- traduction d'une attestation d'inscription en anglais/English translation of a proof of enrolment letter;

- pay the fee associated with your request, according to the following table:

- the Service Center generates the requested document(s) in French, then co-ordinates the translation work between the University and the certified translator;

- once the document(s) translated, the document(s) are handed to you or sent to your chosen recipient, in a sealed envelope, in French and in English, along with a translation certificate of conformity stamped with the official Registrar's Office seal;

- upon receiving the translator's invoice, if necessary, the Service Center will reimburse the difference between the real cost and the cost you initially paid when you requested the official document(s).

*These fees include standard postal costs and the certified translator's fees. Fees related to additional copies are at the exepense of the student, and are subject to the certified translator's pricing. 

Afin de bénéficier de tarifs réduits sur des titres de transport de la grande région métropolitaine (dont le Réseau de transport de Longueuil (RTL) et la Société de transport de Montréal (STM)), vous pouvez faire une demande en ligne pour obtenir une carte OPUS avec photo à partir de monPortail.

• Le coût de la carte OPUS avec photo est déterminé par chaque société de transport.
• Votre carte vous sera envoyée par la poste une fois la demande complétée.

Si vous faites une demande de document officiel et désirez annuler celle-ci, prenez note que des frais administratifs de 5 $ seront déduits de votre remboursement.

Pour un traitement rapide de votre demande, des frais supplémentaires de 50 % du coût de votre demande initiale seront exigés (frais supplémentaires minimum de 10 $, maximum de 25 $).

Toutefois, le traitement rapide d'une demande de document officiel n'est pas garanti. Le Centre de services doit avoir toutes les informations nécessaires pour en faire la production. Dans la mesure où les informations sont disponibles, la demande de traitement rapide pourra être réalisée.

À noter que le traitement rapide ne peut s'appliquer aux demandes d'attestation de renouvellement de CAQ, permis d'études, de parchemins de remplacement ou les traductions.

Pour valider la possibilité d'un tel traitement, veuillez communiquer avec le Centre de services.

Les diplômes seront expédiés par transport rapide. Les frais d’expédition au Canada sont compris dans le coût du document. Pour l’expédition à l’extérieur du pays, le coût du transport s’ajoutera au coût du document.

* Pour les demandes de document sous enveloppe scellée au coût de 5$, des frais supplémentaires de 2,25$ vous seront facturées pour l'envoi postal.

** Pour toutes demandes d'envoi par courriel, le document original sera remis à l'accueil du Centre de service où il sera conservé pour une durée de 30 jours afin que vous puissiez le récupérer. Si vous souhaitez un envoi postal, veuillez le mentionner sur le formulaire de demande de documents officiels. Des coûts de 2,25$ supplémentaires seront appliqués.

Notez qu'il est possible que des frais et taxes supplémentaires soient appliqués à votre envoi par la compagnie de transport que vous devrez payer à la réception des documents. Nous ne sommes pas responsable de ces coûts.

Vous devez prévoir la présence d'une personne à l'adresse d'envoi lors de la livraison par courrier rapide, puisqu'une signature est requise. Nous ne pouvons assurer de livraison à un casier postal.