Formulaires initiaux et de suivi

La demande initiale réfère à la demande complète pour un nouveau projet en bonne et due forme à remplir afin d’obtenir une approbation éthique (collecte de données primaires et/ou secondaires).

Ce type de demande s’adresse à toute personne étudiante ou chercheuse qui mène un projet de recherche nécessitant la participation d’êtres humains et, ainsi, une approbation éthique pour la réalisation dudit projet.

Les projets d’utilisation secondaires de données et de création de banque de données doivent également faire l’objet d’une évaluation éthique par un CER. Pour plus d'informations, veuillez consulter la personne coordonnatrice de votre comité.

Important : le CER traite les demandes pour lesquelles le projet a été évalué et approuvé par le jury de thèse ou de mémoire ou selon les modalités du programme d'études. De plus, le projet présenté dans la demande doit intégrer les modifications exigées par le jury. À cet égard, le CER se réserve la possibilité de demander une copie du rapport d’évaluation du projet de thèse ou de mémoire.

Référez-vous aux dates limites et au calendrier des réunions des CER sectoriels

Voir les étapes à suivre

Dans le cas de projets subventionnés ayant recours à des êtres humains, les fonds seront inaccessibles tant que l'approbation éthique ne sera pas obtenue.

Au besoin, une demande d’accès partiel aux fonds de recherche peut être complétée avant de soumettre officiellement la demande initiale, afin d’accéder à une partie du montant du financement pour des activités ne nécessitant pas d’activités avec les êtres humains (par exemple : recension des écrits, embauche d’auxiliaires de recherche, préparation de la demande initiale et des outils pertinents, outils de recrutement, outils de collecte de données, formulaires d’information et de consentement). 

Il est possible de demander des fonds pour un an maximum (avec possibilité de prolongation avec ou sans ajout de fonds). 

Le montant demandé et la période doivent s’arrimer au calendrier de réalisation du projet de recherche soumis pour l’obtention du financement. 

Le montant demandé ne doit pas excéder le moment octroyé pour la période visée.  

Les demandes d’accès partiel aux fonds de recherche sont traitées en accéléré par le CER. Les délais de traitement se situent entre 7 et 14 jours. 

La demande de reconnaissance est à compléter lorsque le projet a déjà été approuvé par un autre CER et que la personne chercheuse principale ou l’une des personnes co-chercheuses est affiliée à l’Université de Sherbrooke; ou encore que la personne chercheuse principale externe souhaite recruter des personnes participantes via des services de l’UdeS.

La demande de reconnaissance est de rigueur dans le contexte d’un projet de recherche interétablissements ou interuniversitaires. 

Une Entente‐cadre régissant l’évaluation éthique des projets de recherche à risque minimal faisant intervenir plusieurs établissements universitaires québécois existe (ci-après « l’Entente »). L’Entente a pour objet d’établir le processus par lequel le CER local d’une université peut reconnaître l’approbation éthique émise par un CER évaluateur pour un projet de recherche à risque minimal auquel collabore au moins une personne coresponsable associée à cette université ou pas, et l’engagement des universités à reconnaître la décision prise par le CER évaluateur selon des critères établis.

Recherches menées dans d’autres établissements ou d’autres universités : si vous êtes une personne étudiante ou une personne chercheuse et que vous comptez solliciter la collaboration de membres du personnel d'autres établissements ou utiliser les ressources d'autres établissements (par exemple : babillards, listes d'adresses courriel, salles de réunion, matériel) afin de recruter des membres de leur personnel ou de collecter des données, vous devrez contacter le CER de chacun de ces établissements afin de vérifier quelles sont leurs propres procédures. Source : Interprétation de l’ÉPTC2 Recherches relevant de plusieurs autorités.  

Les demandes de reconnaissances sont traitées en accéléré par le CER. Les délais de traitement se situent entre 7 et 14 jours. 

Projets menés sous les auspices de l’UdeS par une personne externe 

Si une personne chercheuse externe à l’UdeS souhaite mener une recherche sous les auspices de l’établissement, c'est-à-dire si la personne chercheuse souhaite solliciter la collaboration des membres du personnel ou utiliser les ressources ou les services de l'UdeS (par exemple : babillards, listes d'adresses courriel, salles de réunion, matériel) afin de recruter des personnes participantes ou de collecter des données, le projet de recherche devra faire l'objet d'une demande de reconnaissance auprès d'un CER de l'UdeS, après que cette personne ait obtenue l'approbation éthique du CER de son établissement d'attache (voir l'article 8.3 de l’ÉPTC2, 2022).  

Cependant, si le recrutement ou la collecte de données visant les membres de l’UdeS en tant qu'éventuelles personnes participantes se fait par des moyens ne recourant pas aux ressources de l’établissement, la recherche ne se fait pas sous ses auspices et n'a pas à être soumise à une évaluation par l’un des CER sectoriel. Par exemple, si la personne externe souhaite recruter des personnes professeures ou étudiantes, et que leurs noms et adresses de courriel  sont accessibles publiquement, le projet ne se déroule pas sous les auspices de l'UdeS, et ne requiert donc pas d'approbation d'un de ses CER.

L’équipe de recherche doit présenter sans délai à leur CER les demandes visant tout changement apporté au projet de recherche approuvé initialement. Les CER doivent prendre une décision sur l’acceptabilité éthique des modifications au projet ainsi que les conséquences (positives et négatives) pour les personnes participantes, conformément à l'approche proportionnelle de l’évaluation éthique de la recherche.

À cette fin, l’équipe de recherche doit remplir un formulaire de demande de modification (F4) dans Nagano. L’équipe de recherche peut créer un formulaire de modification dans son dossier de projet dans l’onglet « Formulaire », en cliquant sur le bouton vert « Nouveau », et en sélectionnant le formulaire de modification.

Les demandes de modifications sont traitées en accéléré par le CER. Les délais de traitement sont d’environ 7 jours.

Voici quelques exemples de modifications nécessitant d’aviser le CER :

• Modification aux méthodes ou aux procédures de recherche
• Modification aux outils de collecte de données
• Modification au mode de recrutement des participants, aux outils de recrutement ou aux sites de collecte des données
• Modifications au formulaire de consentement
• Modifications aux mesures prises pour protéger la vie privée et la confidentialité
• Modification du financement
• Modification de la période de la collecte de données ou de la durée du projet
• Modification à l’équipe de direction ou à l’équipe de recherche

L’équipe de recherche doit faire parvenir au CER un rapport de suivis annuel - renouvellement de l’approbation éthique chaque année si le projet se poursuit au-delà de la date d’échéance de l’approbation éthique émise par le CER, conformément à l’évaluation continue de l’éthique de la recherche.

Deux mois avant la date d’échéance de l’approbation éthique, l’équipe de recherche recevra automatiquement un avis l’informant qu’un rapport de suivis annuel (F5) a été créé dans Nagano. Celui-ci doit être complété, signé et déposé avant la date d’échéance de l’approbation éthique.

Les demandes de renouvellement annuel sont traitées en accéléré par le CER. Les délais de traitement sont d’environ 7 jours.

Un projet de recherche doit maintenir l’approbation éthique tout au long de la phase active du projet et / ou de la période de financement. De plus, certaines revues scientifiques demandent que l’approbation éthique du projet soit active lors de la soumission d’un manuscrit.

Pour les étudiantes et étudiants : l’approbation éthique du projet doit être active jusqu’au dépôt du mémoire ou de la thèse dans Savoir UdeS.

L’équipe de recherche doit faire parvenir au CER un rapport de fin de projet au terme du projet.

L’équipe de recherche peut créer un formulaire de fin de projet (F6) dans Nagano dans son dossier de projet dans l’onglet « Formulaire », en cliquant sur le bouton vert « Nouveau », et en sélectionnant le formulaire de fin de projet.

Les demandes de fin de projet sont traitées en accéléré par le CER. Les délais de traitement sont d’environ 7 jours.

Un projet de recherche doit maintenir l’approbation éthique tout au long de la phase active du projet et / ou de la période de financement. De plus, certaines revues scientifiques demandent que l’approbation éthique du projet soit active lors de la soumission d’un manuscrit.

Pour les étudiantes et étudiants : l’approbation éthique du projet doit être active jusqu’au dépôt du mémoire ou de la thèse dans Savoir UdeS. 

L’équipe de recherche doit aviser le CER de tout élément ou événement imprévu qui est susceptible d’accroître le niveau de risque pour les personnes ou qui a d’autres implications éthiques pouvant avoir une incidence sur le bien-être des personnes participantes survenant pendant la durée du projet de recherche.

L’équipe de recherche peut créer un formulaire de signalement d’un élément ou d’un événement imprévu (F9) dans Nagano dans son dossier de projet dans l’onglet « Formulaire », en cliquant sur le bouton vert « Nouveau », et en sélectionnant le formulaire de signalement d’un élément ou d’un événement imprévu.

Voici quelques exemples d’éléments ou d’événements imprévus nécessitant d’aviser le CER :

• Bris de confidentialité, en lien ou non avec des renseignements personnels
• Pertes de données
• Failles de sécurité informatique
• Tout manquement à la conduite responsable en recherche

Les formulaires de signalement d’un élément ou d’un événement imprévu sont traités en délégué par le CÉR. Les délais de traitement varient selon l’ampleur de l’événement et des mesures à prendre.

Signalement d’un événement imprévu lié à un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels
Tout élément ou événement imprévu lié à un incident de confidentialité impliquant un ou des renseignements personnels doit également être divulgué conformément à la Directive relative à la protection des renseignements personnels (Directive 2600-094). Pour ce faire, un signalement doit être effectué sans délai au Centre d'aide et de soutien informatisé de l'Université (Casius) via la déclaration disponible sur le Site Web. En cas de panne du système Casius le signalement doit être fait suivant les modalités prévues sur le site Internet des mesures d’urgence.