Suivi administratif

• La section 4.3.3 dans la Politique relative aux chaires de recherche est dédiée spécifiquement à cet effet.
• La proposition de chaire qui encadre le programme de recherche contient également une présentation ou un rappel de cette définition. L’entente signée entre l’Université et les partenaires peut aussi y référer ou en préciser la composition et le mandat.

• Le vice-rectorat à la recherche et aux études supérieures (VRRES) de l’Université de Sherbrooke, sur recommandation de la personne titulaire. La constitution du comité consultatif est également approuvée par la faculté d’attache de la personne titulaire, par le vice-doyen ou la vice-doyenne à la recherche (VDR). Le VRRES confirme les nominations par lettre officielle.
• Les mandats des membres sont de cinq ans et renouvelables conséquemment à la poursuite de la chaire.
• La personne titulaire fournit au Service d’appui à la recherche, à l’innovation et à la création (SARIC) le nom des membres du comité, leur titre de fonction et leur adresse courriel en complétant le document intitulé Composition du comité consultatif.

• La fréquence des réunions est indiquée dans la proposition de chaire, et dans l’entente signée avec les donateurs ou partenaires, le cas échéant.
• Il est recommandé de tenir une réunion du comité consultatif une fois par année. La fréquence minimale, prévue dans la Politique relative aux chaires de recherche, est d’un rapport aux deux ans. Dans tous les cas, cette réunion doit avoir lieu, au plus tard, deux mois après la soumission du rapport d’activité à ses membres.
• Toujours selon la Politique relative aux chaires de recherche, si celle-ci vient d’être nouvellement créée, une première rencontre doit avoir lieu dans les trois mois qui suivent le début des activités scientifiques de la chaire.

• Un rapport annuel d’activités doit être remis aux membres du comité avant la tenue de la réunion pour qu’ils puissent en prendre connaissance. Un document intitulé Modèle de rapport d’activités propose une structure de rédaction de base à l’intention de la personne titulaire. Cette structure peut être bonifiée par celle-ci, selon ses besoins.
• Un rapport financier officiel, préparé par le Service des finances de l’Université, doit également être présenté aux membres du comité consultatif.
• Le compte rendu de la réunion du comité consultatif doit être acheminé aux membres du comité consultatif ainsi qu’au Service d’appui à la recherche, à l’innovation et à la création (SARIC) à la suite de la rencontre.

Une heure, mais elle peut durer jusqu’à trois heures, notamment si des présentations d'étudiantes ou d’étudiants ou de projets y sont intégrées ou des visites d’installations de recherche s’y greffent. Le tout est à la discrétion de la personne titulaire. 

Depuis 2020, cette pratique est commune et a pour avantage de faciliter l’agencement des disponibilités des membres du comité consultatif. Il peut également être envisagé de tenir des réunions sous format hybride, selon le contexte propre à chacune des chaires.  

Il est invité à remettre son appréciation du rapport d’activités, du rapport financier ainsi que ses recommandations par écrit au comité. Une discussion découlant de cet envoi pourra avoir lieu lors de la rencontre, si des éléments le requièrent.

• La représentante ou le représentant du vice-rectorat à la recherche et aux études supérieures (VRRES) s’assure que la Politique relative aux chaires de recherche de l’Université de Sherbrooke soit suivie dans le cadre des activités du comité consultatif. À ce titre, ce sont le rapport annuel, le rapport financier et les échanges lors des rencontres qui permettent de l’apprécier.
• Dans le cadre de cette fonction déléguée par le VRRES, la représentante ou le représentant endosse la responsabilité de transmettre des informations jugées pertinentes de part et d’autre, selon la situation. Ainsi, cette personne peut être amenée à partager du contenu en provenance du VRRES auprès du comité consultatif et vice-versa. Autrement dit, elle assure la liaison entre le comité consultatif de la chaire et les différentes instances de l’Université de Sherbrooke.
• Finalement, la personne représentant le VRRES occupe une fonction symbolique : incarner l’attention déférente qu’accorde l’Université de Sherbrooke aux partenaires associés à la chaire, qu’ils soient impliqués dans son financement, dans ses activités scientifiques ou dans son administration.

La représentante ou le représentant d’un organisme partenaire de la chaire est habituellement la personne responsable d’apprécier l’impact des recherches menées par la chaire à l’intérieur de cet organisme. Ainsi, les réunions du comité consultatif permettent de discuter de cet impact avec les représentantes et représentants universitaires et les personnes expertes indépendantes en fonction des objectifs de la chaire.

Cette personne a normalement une compréhension scientifique des travaux conduits par l’équipe universitaire, ainsi qu’une compréhension de l’intégration de ces travaux à la stratégie de développement de son organisme. Elle n’est pas l’unique canal de communication directe entre l’organisme partenaire et l’équipe universitaire. Elle joue tout de même un rôle d’importance dans la diffusion et la coordination de l’information transmise de l’équipe de recherche vers l’organisme partenaire et vice-versa.