Processus de demande initiale pour un nouveau projet

Il est recommandé de commencer à remplir la demande initiale dans Nagano au moins un mois avant la date limite de dépôt des projets (consultez le calendrier des dates limite de dépôt).

Voici la liste des documents à préparer et à fournir au comité, en plus de soumettre le formulaire de demande initiale pour un nouveau projet (F1) :

• Protocole de recherche
• Outils de recrutement
• Outils de collecte de données
• Formulaires d’information et de consentement
• Document attestant de la réussite du projet devant jury (si personne étudiante)
• Formulaire d’engagement à la confidentialité (pour les projets incluant plusieurs personnes membre de l’équipe de recherche) 

Si vous êtes une personne étudiante, votre direction de recherche doit prendre connaissance de votre demande d’approbation éthique et en approuver le contenu. Elle doit s’engager à s’assurer que votre projet de recherche est mené dans le respect des normes et politiques de l’Université de Sherbrooke et en conformité avec les principes et recommandations de l’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec les êtres humains.

Lorsqu’un projet est déposé dans Nagano, la personne coordonnatrice du CÉR en est informée.

La personne coordonnatrice prend connaissance de votre demande et des documents soumis et au besoin, vous revient avec des questions ou des commentaires. Cette étape vise à s’assurer que la demande soit complète et prête pour l’évaluation par les membres du CER, afin d’éviter que le projet ne soit refusé ou reporté à une prochaine réunion.

Les équipes de recherche doivent :

1. Répondre aux clarifications demandées dans les espaces prévus à cet effet dans le formulaire de demande initiale; 
2. Le cas échéant, modifier les documents joints;
3. Signer et déposer à nouveau le formulaire de demande initiale dans Nagano avant la date limite indiquée par la coordonnatrice.

En fonction du nombre de projets soumis, la personne coordonnatrice prendra entre 1 à 10 jours pour vous revenir avec des questions ou des commentaires.

Un délai d’environ 7 à 10 jours est laissé à l’équipe de recherche pour effectuer les changements et apporter les précisions nécessaires. 

Au retour des commentaires, la personne coordonnatrice s’assure que le projet est complet et l’ajoute à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Les personnes membres du CER évaluent les projets avant la date de la réunion. Elles ont environ 10 jours pour faire les évaluations des projets qui leur sont attribués.

Lors de la réunion plénière, les projets sont présentés et les membres discutent des enjeux éthiques, puis une décision est prise : « Approbation du projet tel que soumis », « Approbation conditionnelle », « Report du projet » ou « Refus ». 

Il faut allouer entre 7 à 10 jours après la date de la réunion pour recevoir la décision du comité et, le cas échéant, les conditions et les suggestions.

Si la décision du CER est une approbation conditionnelle ou un report

L’équipe de recherche doit répondre aux conditions du CER via un formulaire de réponse aux conditions (F20), qui sera automatiquement créé dans le dossier de projet.

Aucun délai n’est laissé à l’équipe de recherche pour ce faire, mais aucune activité ayant recours aux personnes participantes ne peut débuter avant d’avoir obtenu l’approbation finale.  

Dans le cas des projets « Approuvé tel que soumis », une lettre d’approbation finale est envoyée à l’équipe de recherche par le CER. Le recrutement des personnes participantes peut alors commencer.

Dans le cas des projets « Approuvés conditionnellement », une fois le formulaire de réponse aux conditions (F20) complété, signé et déposé dans Nagano, le CER en prend connaissance. Il faut allouer entre 5 et 7 jours pour le traitement du formulaire, et ainsi obtenir l’approbation finale pour le projet. 

Néanmoins, dans certains cas, si les réponses ne satisfont pas le CER, celui-ci peut retourner vers l’équipe de recherche pour demander de nouvelles précisions avant d’émettre l’approbation finale.

La personne responsable du projet de recherche doit effectuer les suivis nécessaires auprès du CER qui a émis l'approbation éthique : demande de modification, rapport de suivis annuel, fin d'un projet de recherche, signalement d'un élément ou d'un événement imprévu.

Pour de plus amples informations, consultez la page Formulaires initiaux et de suivi.