Préparez une demande de subvention

Une subvention est une aide financière permettant à une professeure ou un professeur, ou un groupe de professeurs, de mener un projet de recherche. Selon le programme choisi, la subvention peut financer des salaires, des bourses, des déplacements, des activités de valorisation ou des équipements de recherche.

Afin de pouvoir obtenir ce type de sources de fonds de recherche, il importe de bien se préparer. Cette démarche peut prendre quelques semaines ou quelques mois. Vous trouverez ci-dessous quelques étapes dans le processus de soumission d'une demande de subvention. Pour toute question, n'hésitez pas à communiquer avec le personnel du SARIC qui se fera un plaisir de vous assister dans ces démarches.

Prendre connaissance du programme

En guise de première étape dans la préparation d'une demande de subvention, il est primordial de prendre le temps nécessaire afin de connaître en détail les règlements d'un programme de subvention (domaines prioritaires, objectifs, conditions d'admissibilité, budget, date de dépôt interne, date de dépôt finale). Cette étape permet de démarrer la rédaction sur les bonnes bases.

Rappel : n'oubliez pas de consulter les nouvelles dates limites internes du SARIC pour le dépôt des demandes de subvention.

Rédaction de la demande

Au cours de la rédaction de la demande, une collaboration avec sa conseillère ou son conseiller à la recherche peut permettre d'orienter en amont certains détails importants pour une demande de subvention.

Il est par ailleurs important de prévoir certains éléments, notamment en fonction des règlements du programme de subvention :

• Vérifier l'admissibilité des cocandidates ou cocandidats externes.
• Obtenir les confirmations des cocandidates ou cocandidats externes.
• Obtenir des lettres confirmant les contributions des partenaires.
• Prévoir adéquatement les frais indirects de recherche (FIR).
• Planifier et préparer la section équité, diversité et inclusion (EDI) de votre demande (Section Intranet).
• Obtenir les documents essentiels en EDI, s'ils sont exigés pour votre demande.
• Obtenir les lettres d'appui requises.

Soumission au vice-décanat à la recherche

Les demandes de subvention doivent être envoyées au vice-décanat à la recherche de votre faculté, au moins 14 jours avant la date limite de l'organisme subventionnaire, accompagné de tous les documents pertinents en appui à une demande et du bordereau de transfert dûment complété. Ce dernier est d'usage interne et par conséquent ne sera pas envoyé à l'organisme subventionnaire. Il apporte des précisions essentielles au projet, notamment sur les questions d'éthique et de biosécurité, sur les coûts d'aménagement et sur les frais indirects reliés au projet. Selon les facultés, le formulaire de transmission doit être complété par la chercheuse ou le chercheur ou par le bureau du vice-décanat. Par la suite, la chercheuse ou le chercheur doit faire parvenir au SARIC sa demande complète au moins 3 jours ouvrables avant la date limite de l’organisme*.

*Attention : vous devez également vous assurer de respecter les dates limites du SARIC, qui sont en vigueur depuis le 2 avril 2024. Peu importe le scénario d’accompagnement choisi, toute demande doit être transmise au SARIC dans sa version finale au maximum 3 jours ouvrables avant la date limite de l'organisme, sans quoi elle ne sera pas soumise à l'organisme subventionnaire. Nous vous invitons à prendre connaissance dès maintenant des changements. En savoir plus

Le bordereau de transfert doit obligatoirement être approuvé électroniquement par une autorité du vice-décanat à la recherche de votre faculté d’attache et il sera acheminé directement au SARIC suite à l’approbation.

La demande de subvention, accompagnée du bordereau de transfert, est envoyée au SARIC par le vice-décanat à la recherche. Le SARIC effectue les vérifications finales afin de s'assurer que la demande est complète.

Transmission finale par le SARIC

Le SARIC assume la responsabilité de soumettre la demande aux organismes subventionnaires au nom de l'Université de Sherbrooke.

Évaluation par un comité de pairs

L'organisme subventionnaire procède à l'évaluation de la demande de subvention par un comité de pairs. Après quelques semaines ou quelques mois, un avis est envoyé à la chercheuse principale ou au chercheur principal de la demande de subvention. Une copie est également envoyée à l'Université.

Octroi de la subvention de recherche

À la suite de l'octroi d'une subvention, le SARIC :

• s'assure que toutes les certifications en lien avec le projet sont délivrées (éthique, etc.);
• prépare une entente si nécessaire;
• fait l'ouverture du projet dans le système de gestion financière SOFE;
• transmet le dossier une fois complet à l'équipe des fonds avec restrictions du Service des ressources financières (SRF).

Le SRF peut ensuite effectuer les vérifications pertinentes pour l'ouverture des comptes, valider les dépenses autorisées et le calendrier de paiements, et attribuer un numéro d'Unité budgétaire responsable (UBR) à la professeure ou au professeur afin qu'il ait accès à ses fonds via SOFE. À toutes les étapes de ce processus, le personnel du SRF et du SARIC sont en contact afin de s'assurer que les opérations répondent aux besoins du professeur, de l'Université (imputabilité), de l'organisme et/ou du partenaire. Les détails concernant la gestion financière de la subvention sont disponibles sur la page Gérer mes fonds de recherche.