Organiser des activités d'intégration
De la formation d'un comité organisateur à la tenue des activités, les personnes désirant s'impliquer dans l'organisation d'activités d'intégration doivent accomplir certaines actions et remettre plusieurs documents, tout en respectant l'échéancier prévu. Les étapes suivantes se veulent un rappel et un résumé de la procédure complète.
Le procédurier original et tous les autres documents nécessaires au processus sont disponibles dans l'équipe Teams faisant le lien entre votre comité organisateur et l'UdeS. Tous les documents remplis doivent être remis au bon endroit dans cette même équipe Teams.
À compléter pour le 13 janvier 2025
Pourquoi est-ce important?
La constitution de votre comité organisateur d'ici le 13 janvier permet :
- d'organiser la formation obligatoire aux membres des comités organisateurs et d’en faire le suivi;
- de vous ajouter sur l'équipe Teams afin d'instaurer un canal de communication entre votre comité et l'UdeS.
Consulter l'étape 1 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec l'équipe des Services à la vie étudiante à sve.integration@USherbrooke.ca.
À compléter pour le 14 février 2025
Pourquoi est-ce important?
La réalisation de cette étape d'ici le 14 février vous permettra de :
- bien comprendre votre rôle et vos responsabilités à titre de comité organisateur;
- connaître les directives à respecter pour l'élaboration de votre plan d'activités d'intégration;
- connaître les différentes étapes à suivre et les personnes à qui vous adresser pour vous assurer de respecter les échéanciers.
Consulter l'étape 2 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.
À compléter pour le 4 mars 2025
Pourquoi est-ce important?
La définition de votre plan d'activités d'intégration d'ici le 4 mars 2025 vous permettra :
- d'avoir une idée claire des éléments importants pour structurer votre projet d’activités d’intégration;
- d'éviter de développer un plan d’activités d’intégration élaboré qui n’obtiendrait pas l’approbation de votre faculté et du Service de la mobilité, de la sécurité et de la prévention (SMSP).
Consulter l'étape 3 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.
Auprès de votre faculté
À compléter pour le 28 mars 2025
Pourquoi est-ce important?
L'approbation préliminaire de votre plan d'activités d'intégration par votre faculté vous permettra de :
- vous assurer de bien comprendre et répondre aux attentes de l’Université;
- favoriser le bon déroulement de vos activités, de même que votre capacité à répondre aux imprévus et aux cas problématiques.
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.
Auprès du Service de la mobilité, de la sécurité et de la prévention (SMSP)
À compléter pour le 11 avril 2025
Pourquoi est-ce important?
L'approbation préliminaire de votre plan d'activités d'intégration par le SMSP vous permettra :
- de passer aux prochaines étapes et ainsi opérationnaliser votre plan d’activités d’intégration;
- d'être en mesure de réserver les terrains pour les activités qui auront lieu sur le campus.
Consulter l'étape 4 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec la personne responsable au SMSP à activite.sociale.cp@USherbrooke.ca.
À compléter pour le 16 mai 2025
Pourquoi est-ce important?
La réalisation de cette étape d'ici le 16 mai 2025 vous permettra de :
- bien organiser, dans le détail, chacune des activités;
vous assurer que toutes les personnes participantes soient bien identifiées lors des activités d'intégration.
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.
Auprès de votre faculté
À compléter pour le 30 mai 2025
Pourquoi est-ce important?
L'obtention de l'approbation finale de votre faculté vous permettra :
- d'obtenir ensuite l'approbation finale du Service de la mobilité, de la sécurité et de la prévention (SMSP);
- d'envoyer la lettre d’invitation à participer aux activités d’intégration, à la suite de la double approbation.
Consulter l'étape 6 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.
Auprès du Service de la mobilité, de la sécurité et de la prévention (SMSP)
À compléter pour le 13 juin 2025
Pourquoi est-ce important?
L'obtention de l'approbation finale du SMSP vous permettra de finaliser le processus de double approbation.
Des questions sur cette étape? Communiquez avec la personne responsable au SMSP à activite.sociale.cp@USherbrooke.ca.
À compléter pour le 8 août 2025*
*Attention : Certaines dates peuvent différer selon le formulaire.
Pourquoi est-ce important?
La finalisation des démarches administratives vous permettra de vous assurer d'avoir rempli tous les formulaires nécessaires à la tenue de vos activités.
Des questions sur cette étape? Communiquez avec la personne responsable au SMSP à activite.sociale.cp@USherbrooke.ca.
À compléter au plus tard une semaine avant le début des activités d'intégration
Pourquoi est-ce important?
La réalisation de cette étape d'ici la semaine précédant le début de vos activités d'intégration vous permettra d'éviter toute interruption d’activités lorsque celles-ci auront lieu.
Consulter l'étape 8 du procédurier
Des questions sur cette étape? Communiquez avec votre personne répondante facultaire.